Pekerjaan warehouse pada umumnya

 Didalam suatu perusahaan atau pabrik warehouse mempunyai peranan penting dalam terlaksananya kelancaran proses produksi dalam menjaga harta perusahaan yang berbentuk barang – barang material ataupun barang jadi. 

Warehouse merupakan tempat penyimpanan barang – barang, baik bahan baku ( Raw material ) dan barang jadi ( finished goods ). Semua barang yang disimpan di  warehouse harus di jaga dari kerusakan yang disebabkan dari penyimpanan  ataupun dari lingkungan dan kondisi udara.

Manajemen sistem pergudangan / WMS (Warehouse management System)

Warehouse Management System atau sistem manajemen pergudangan didukung teknologi informasi untuk membantu pengawasan pergerakan barang masuk, pergerakan dalam warehouse dan barang keluar. Pengawasan dengan menggunakan sistem, memberikan kemudahan pengelolaan dan nilai tambah warehouse.

Pada umumnya sistem pergudangan adalah sebagai berikut :

·    Memudahkan pengelola warehouse memberikan informasi ketersediaan suatu barang kepada bagian perencanaan produksi atau pengiriman agar ketersediaan barang tetap pada tingkat yang aman

·  Penempatan barang yang ditentukan oleh sistem sehingga memudahkan penyimpanan, pengambilan dan perhitungan stok

·     Mengurangi lead time dari aktivitas penyimpanan barang dan pengiriman barang

·    Ketersediaan beragam informasi mengenai level barang dan utilitas warehouse memudahkan analisis untuk menyusun strategi penggunaan warehouse yang lebih efisien

Tanggung Jawab utama karyawan Warehouse / pergudangan secara umum

·     Melengkapi pengiriman dan penyimpanan barang melalui pengolahan dan perintah pemuatan.

·    Mengontrol dan bertanggung jawab atas penyimpanan barang dari kehilangan, pencurian,    kebakaran dan keusangan.

·    Bertanggung jawab atas pelaksanaan bongkar muat barang di gudang dan ikut menandatangani surat penerimaan barang dan surat jalan.

·     Bertanggungjawab atas kebersihan dan kerapian di dalam area gudang barang.

·     Bertanggungjawab atas ketepatan laporan gudang

Ruang lingkup pekerjaan di warehouse pada umumnya :

-       Menerrima semua kedatangan material baik dari lokal ataupun dari impor

-   Menyimpan material yang selanjutnya akan digunakan sebagai proses produksi

-          Terlaksanaya proses supply sesuai dengan rencana produksi

-         Terkontrolnya kualitas dan kuantitas part yang berada dalam pengawasan warehouse ( inventory / stock check )

Agar terlaksananya proses penerimaan, penyimpanan, dan supply part  yang baik, di warehouse dibagi menjadi beberapa bagian  :

1.      Receiving

2.      Storing 

3.      Issuing

4.      Finished goods

5.   Part Control

1.      RECEIVING

Receiving adalah proses penerimaan material, baik material local ataupun dari impor. Bagian receiving melakukan penerimaan material dan pengecekan terhadap barang – barang yang diterima sesuai dengan dokumen pengiriman dari supplier.

Material material yang diterima di warehouse pada perusahaan perakitan pada umumnya dapat dikelompokan menjadi :

A.    Part         :

 Komponen yang digunakan dalam perakitan menjadi suatu produk. Material ini tergolong ke dalam bahan baku / raw material.

Contohnya : PCB Assy, Cable, Wooden, Binding head ( Screw ), dan komponen assembly lainya.

B.     Packing material   :
Material yang digunakan sebagai packaging barang jadi yang siap di ekspor. Contohnya : Case carton, Protector cushion, PE sheet, owners manual dll.

C.     Sub material ;

Merupakan bahan pendukung dalam perakitan suatu produk / sebagai bahan pembantu untuk kelengkapan perakitan
Contohnya : Solder wire, Grease, Loctite, Adhesive, lem, alkohol dll.

 Prosedur

1.      Terima barang masuk dari supplier

2.      Pastikan barang datang sudah proses dokumen BC masuk,dari bea cukai ( koordinasi dengan Exim )

3.      Unloading, atau  turunkan barang

4.      Cocokan material yang diterima dengan dokumen pengiriman   ( surat jalan / delivery order / invoice / packing list ).

5.      Jika sesuai barang yang diterima dengan surat jalan, beri tanda check list pada surat jalan

6.      Tandatangani surat jalan pada kolom receive, dengan mengetahui atasan warehouse

7.      Surat jalan original dikembalikan ke supplier, lembar coppy di simpan untuk kepentingan di warehouse

8.      Jika ditemukan box rusak pada saat barang diterima, pisahkan dan simpan pada reject area, ambil poto jika diperlukan.

9.  Apabila barang yang diterima ada penyimpangan antara actual dengan dokumen pengiriman, maka buatkan DISCREPANCY OF DELIVERY, untuk claim kekurangan / kelebihan  pada supplier.

10.  Pastikan material yang di terima dilakukan check oleh incoming Quality control ( IQC )

11.  Material yang sudah dicheck dapat dilakukan  proses penempatan ( storing )

2.      STORING

 Storing merupakan tempat dimana bahan baku disimpan sebagai stok persediaan yang selanjutnya dapat diserap oleh proses produksi untuk digunakan sebagai perkitan suatu produk.

Bagian storing adalah sebagai pemegang stock barang ( stock keeper ), yang bertanggung jawab terhadap kuantitas dan kualitas barang yang ada dalam pengawasan warehouse. Pada proses ini material setelah di check bagian receiving kemudian disimpan sesuai lay out.

Prosedur ;

1.      Pastikan barang sudah pass inspeksi IQC

2.      Pastikan kuantiti barang yang diterima sesuai dengan dokumen delivery

3.   Pastikan barang di dalam kemasan karton sesuai dengan label barang, dengan cara membuka kemasan carton. Apabila actual barang yang diterima tidak sesuai dengan kemasan dan  dokumen pengiriman maka buatkan DISCREPANCY OF DELIVERY, sebagai claim ke supplier

4.      Simpan material sesuai dengan lokasi yang ditentukan sesuai lay out

5.      Catat pada kartu stock untuk pemasukan barang pada klom barang masuk

3.      ISSUING

Issuing merupakan pengeluaran barang – barang dari warehouse ke produksi atas dasar permintaan dari bagian produksi, dan  akan digunakan untuk membuat suatu produk. Barang – barang yang dikeluarkan untuk kebutuhan produksi adalah sesuai dengan tertera pada form permintaan barang sebagai WORK ORDER .

Work order  dikeluarkan oleh bagian produksi sebagai permintaan material ke bagian warehouse yang akan dirakit, sesuai dengan model yang akan diproduksi atas dasar schedule yang sudah di jadwalkan

Dalam menyiapkan barang dari warehouse untuk kebutuhan perakitan diproduksi di warehouse melakukan tahap - tahap sbb :

a.       Bagian preparation, yang bertugas menyiapkn barang yang diminta sesuai dengan WO

b.      Part supply, yang bertugas mengirim barang ke produksi yang selanjutnya sampai ke station kerja masing - masing di area produksi

Prosedur

1.      Terima Work order ( WO )

2.      Siapkan material satu persatu sesuai permintaan yang tertera pada WO

3.      Update kartu stock, setiap barang yang diambil pada lokasi part dengan cara mengurangi pada kolom OUT ( keluar barang )

4.      Kirim material

5.      Pastikan material yang dikrim keproduksi sesuai dengan work ststion di produksi

Dalam perkembanganya, kita kenal dengan sistem toyota yang sangat disiplin dengan kanban sistemnya,

hal ini bisa kita tiru dengan modifikasi terhadap yang sudah ada, dan menyesuaikan dengan kondisi lapangan kerja kita.

Kanban sistem, berasal dari bahasa jepang yang mempunyai arti sebagai kertas, secara definisi kanban adalah Suatu sistem produksi yang digunakan untuk mengkomunikasikan jadwal produksi yang telah disusun dari suatu pusat kerja ke pusat kerja yang lain

Sebagai contoh :
Bagian produksi akan meminta sejumlah barang kepada warehouse dengan memberikan berkas yang sudah tertera  atatan permintaan barang yang di butuhkan. Dengan dar selembar kanban itu bagian warehouse / persiapan akan menyiapkan barang sesuai dengan berkas kanban

Prosedur Kanban system

2.      Terima kartu kanban dari bagian produksi

3.      Siapkan material yang tertera pada kartu kanban

4.      ambil material sesuai kartu kanban pada lokasi part, up date kartu stock untuk mengurangi stock actual

5.      Laporkan kartu kanban kebagian administrasi, untuk dilakukan pemotongan pada data computer

6.      Material siap untuk dikirim sesuai dengan work station kerja masing – masing

4.      FINISHED GOODS

Yaitu tempat penyimpanan produk hasil proses produksi  dan selanjutnya untuk dikirim ke customer            ( ekspor ). Produk yang masuk ke gudang penyimpanan adalah produk yang sudah inspeksi OQC.

 Prosedur

A.          Handling FG

1.      Terima informasi produk OK, sebagai posting barang sudah di check QC

2.      Input pada kartu stock

3.      Dalam penyimpanan produk jadi, perhatikan keamanan produk agar terhindar dari kerusakan.

B.           Persiapan Ekspor

4.      Check schedule ekspor pada shiping schedule

5.      Terima sales order

6.      Siapkan model FG yang akan diekspor,  perhatikan serial no

7.      Lakukan palleting

8.      Lakukan check sheet untuk menyatakan model, serial no yang akan di ekspor

9.      Tempelkan no urutan pallet pada produk yang akan diekspor 

C.           Loading Ekspor

1.      Terima container kosong untuk di muat FG

2.      Cek no container, no pol, no seal sesuai dengan surat jalan

3.      Pastikan destination tujuan ekspor untuk kontainer yang dimuat

4.      Hitung kapasitas muat dan posisi pallet pada container

5.      Muat FG ke dalam container

6.      Bila sudah selesai muat, tutup pintu container

7.      Kunci pintu container dengan menggunakan seal, pasang sticker bea cukai pada pintu container

8.      Pastikan dokumen ekspor sesuai.

9.      Ambil poto untuk dokumentasi, saat container kosong, container sudah muat sebelum ditutup, dan setelah ditutup.

10.  Apabila dokumen sudah lengkap container siap diberangkatkan.

6.      PART CONTROL

Fungsi :

1.      Sebagai staff administrasi dan menangani proses dokumen yang berhubungan dengan material

2.      Sebagai control part yang berada dalam pengawasan warehouse terutama dalam control kelengkapan material untuk kebutuhan produksi

3.      Sebagai penyambung informasi yang berhubungan dengan operasional warehouse secara akurat dan tepat waktu

4.      Sebagai aliran informasi yang lancar dan datanya dapat dipergunakan semaksimal mungkin kepada deepartemen terkait

5.      Melakukan proses input data ke computer mengenai  kedatangan dan pengeluaran  material

======================================================================