Peranan ERP dan Data Warehouse

Dari sudut pandang proses bisnis di dalam perusahaan atau organisasi diperlukan adanya pengontrolan semua aktivitas kegiatan perusahaan yang dapat mendukung transaksi atau operasi sehari-hari yang berhubungan dengan pengelolaan sumber daya perusahaan, seperti dana,suku cadang, waktu, material dan lain - lain.

Untuk memenuhi kebutuhan tersebut kita kenal dengan adanya pengontrolan pada sisitem. Salah satunya pengontrolan sistem yang lagi trend kita kenal dengan ERP.

Sistem ERP yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa  berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan.
Sistem ERP dirancang berdasarkan proses bisnis yang dianggap 'best practice' – (proses umum ) yang paling layak ditiru. Misalnya, bagaimana proses umum yang sebenarnya berlaku untuk pembelian (purchasing), kondisi stok di gudang, pembayaran terhadap material yang dibeli dan sebagainya.

Untuk mendapatkan manfaat yang sebesar-besarnya dari sistem ERP, maka sebuah perusahaan juga harus mengikuti 'best practice process' (proses umum terbaik) dan yang berlaku. Di sini banyak timbul masalah dan tantangan bagi perusahaan.

Tantangannya misalnya, bagaimana merubah proses kerja menjadi sesuai dengan proses kerja yang dihendaki oleh sistem ERP, atau

Merubah sistem ERP untuk menyesuaikan proses kerja kita dilapangan.

Ini suatu kendala yang sangat membutuhkaan waktu dalam proses penerapan sistem yang baru, perubahan sudut pandang dalam hal ini sangat dibutuhkan, dan yang terpenting pola pikir dalam integrasi fungsi dari sistem yang baru untuk satu tujuan, yaitu Report perusahaan..

Apa itu ERP? = ERP (Enterprise Resource Planning) sebuah akronim yang memang belum menggambarkan makna yang sebenarnnya. Agar mudah memahaminya, abaikan kata Planning dan Resource, tapi perhatikan kata Enterprise. Di kata Enterprise itulah letak makna ERP yang sebenarnya.
ERP merupakan software yang mengintegrasikan semua departemen dan fungsi suatu perusahaan ke dalam satu sistem komputer yang dapat melayani semua kebutuhan perusahaan, meski kebutuhannya berbeda, ERP harus mampu memenuhinya.

Satu syarat yang tidak boleh ditawar-tawar lagi adalah terintegrasi, yang menggabungkan berbagai kebutuhan pada satu software dalam satu logical database, sehingga memudahkan semua departemen berbagi informasi dan berkomunikasi.

Sebagai contoh, Penerimaan material oleh gudang yang dicatat akan secara otomatis diketahui status material terhadap penambahan stock digudang. Berkurangnya jumlah barang di gudang secara otomatis akan diketahui pula oleh bagian perencanaan produksi. Jika jumlah barang mencapai kondisi tertentu, sistem akan membuat permintaan produksi.

Saat itu, informasi mengenai bahan baku yang dibutuhkan telah pula disajikan oleh sistem. Setelah bagian perencanaan produksi ( Daily Production Schedule ) me-review informasi dan menyetujuinya, secara otomatis informasi akan mengalir ke bagian pembelian, yang memungkinkannya menghubungi pemasok untuk negosiasi harga dan pengiriman.

Bagian pembelian juga mendapatkan berbagai informasi berharga mengenai kinerja para pemasoknya. Setelah kesepakatan diperoleh, order pembelian dibuat dengan menekan satu tombol dan informasi rencana kedatangan barang telah sampai di bagian penerimaan barang.

Sementara itu, bagian keuangan akan memperoleh informasi berapa jumlah uang yang harus disiapkan untuk order pembelian. Demikian seterusnya, sehingga keseluruhan alur proses bisnis di perusahaan tersebut menjadi sangat efisien. Perubahan-perubahan yang terjadi di satu bagian dapat diantisipasi dengan baik oleh bagian terkait lainnya.

Implemantasi ERP sistem

Suatu perusahaan harus menyediakan dana dari ratusan juta hingga milyaran rupiah untuk dapat mengadopsi teknologi dalam pengontrolan inventory. Dana sebesar itu harus disediakan untuk investasi paket software ini, hardware berupa server dan desktop, database dan operating sistem software, high performance network, hingga biaya konsultasi untuk implementasi.

Terdapat puluhan jenis produk dalam implementasi sistem ERP, diantaranya yang kita kenal adalah, SAP, Axapta, Oracle, Glovia, EZ Runner dan masih banyak lagi produknya.

Apapun produk system ERP yang ada saat ini  adalah salah satu bagian dari implementasi sistem ERP yang dikenal, yaitu suatu paket piranti lunak (software) yang dapat memenuhi kebutuhan perusahaan dalam mengintegrasikan keseluruhan aktivitas inventory.

Secara implisit ERP sistem produk bukan hanya suatu software semata, namun merupakan suatu solusi terhadap permasalahan informasi yang berkaitan dengan material dan inventory.

Sehingga dapat didefinisikan sebagai aplikasi sistem informasi berbasis komputer yang dirancang untuk mengolah suatu transaksi di dalam perusahaan dan menyediakan fasilitas – fasilitas yang mendukung jalanya proses produksi.

EDP ( ELECTRONIC DATA PROCESSING )

Pengertian Electronic Data Processing ( EDP ) secara umum adalah penggunaan metode automatis dalam pengolahan data komersil. Biasanya penggunaan edp ini relatif simple, aktivitas yang berulang untuk memproses informasi dalam jumlah yg besar. Misalnya : update stok barang untuk dimasukkan ke dalam inventaris, update supply barang, pengeluaran sales, dll.

EDP ini berhubungan langsung terhadap orang sebagai admin yang ditugaskan sebagai user dalam penginputan data - data pada sistem ERP, sesuai dengan referensi dokumen dokumen mengenai identitas barang, dan selalu berulang.
Otomatisasi Perkantoran adalah semua sistem elektronik formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda didalam maupun diluarperusahaan.

pengertian data warehouse

berikut ini merupakan Pengertian Data Warehouse dapat bermacam-macam namun mempunyai inti yang sama, seperti pendapat beberapa ahli berikut ini :

Menurut W.H. Inmon dan Richard D.H., data warehouse adalah koleksi data yang mempunyai sifat berorientasi subjek,terintegrasi,time-variant, dan bersifat tetap dari koleksi data dalam mendukung proses pengambilan keputusan management.

Menurut Vidette Poe, data warehouse merupakan database yang bersifat analisis dan read only yang digunakan sebagai fondasi dari sistem penunjang keputusan.

Menurut Paul Lane, data warehouse merupakan database relasional yang didesain lebih kepada query dan analisa dari pada proses transaksi, biasanya mengandung history data dari proses transaksi dan bisa juga data dari sumber lainnya. Data warehouse memisahkan beban kerja analisis dari beban kerja transaksi dan memungkinkan organisasi menggabung/konsolidasi data dari berbagai macam sumber.

Jadi, data warehouse merupakan metode dalam perancangan database, yang menunjang DSS(Decission Support System) dan EIS (Executive Information System). Secara fisik data warehouse adalah database, tapi perancangan data warehouse dan database sangat berbeda. Dalam perancangan database tradisional menggunakan normalisasi, sedangkan pada data warehouse normalisasi bukanlah cara yang terbaik.

Dari definisi-definisi yang dijelaskan tadi, dapat disimpulkan data warehouse adalah database yang saling bereaksi yang dapat digunakan untuk query dan analisisis, bersifat orientasi subjek, terintegrasi, time-variant,tidak berubah yang digunakan untuk membantu para pengambil keputusan.