SELISIH CEK FISIK STOCK GUDANG

===================================================================

 Masalah terpenting dalam kelancaran proses produksi atau  perakitan produk (assymbly ) adalah tersedianya kelengkapan bahan baku. Namun seringkali atau adakalanya saat akan di butuhkan bahan baku tersebut tiba – tiba ada kekurangan, dan menyebabkan tertundanya proses produksi. Sehingga harus mendatangkan / order baru bahan baku untuk melengkapi proses produksi, atau mencari – cari kemungkinan penyebab kurangnya material. Mengapa ini bisa terjadi ??? Tentunya banyak biaya yang dikeluarkan: biaya over time, biaya operasional, bahkan bisa jadi tertundanya pengiriman pesanan ( Ekspor ). RUGI BUKAN ??, Lalu dari mana masalahnya ??.

Tentunya semua ini berkaitan dengan pengelolalaan gudang dan data warehouse yang baik. Saat ini sudah banyak sekali produk perangkat lunak ( software ) yang dapat digunakan dalam mengelola stock di gudang.

Tapi dalam praktek diperusahaan, banyak gudang yang beroperasi tetap mengalami kejadian selisih yang sulit untuk dituntaskan.
Kadangkala kejadian selisih sebagai hal yang wajar saja terjadi. Diumpamakan sebagai Manusia sudah normal apabila melakukan sedikit kesalahan. 
Meskipun demikian tanggung jawab adalah ada pada orang – orang yang terlibat secara langsung yang ada di gudang.

Sebagian kasus lainnya, kasus penyebab selisih stock bukan masalah dikarenakan barang hilang tetapi karena tertukar dengan jumlah dari item barang yang lainnya. Seringkali kejadian selisih ini ditemukan pada saat melakukan stock opname. Hasil dari stock opname yang didapat, ada item barang yang kurang, namun juga ada item barang yang lebih.

Secara pelaporan Ammount inventory, manajemen tidak mengalami kerugian yang amat besar, karena ammount inventory hampir sama jika di gabungkan antara minus barang dengan plus.Akan tetapi, jika untuk kebutuhan assymbly/perakitan sudah tentu bermasalah terhadap barang yang minus, dan harus tambah order. 
Kejadian ini sering terjadi, dan tanggapan manajemen juga biasa saja, bahkan terkesan " Kami hanya melakukan penyesuaian jumlah stock sesuai dengan hasil stock opname".

Sikap pekerja gudang yang demikian juga merupakan hambatan untuk melakukan perbaikan stock barang. 

Selisih stock adalah masalah utama penanggung jawab gudang. Umumnya selisih itu sebagai akibat dari hasil stock opname terhadap perbandingan hasil system data atau catatan buku.

setiap pelaksanaan stock opname, ditemukan selisih stock.

Hasil stock opname yang dilaporkan kepada Manajemen untuk dilakukan  koreksi stock. Kemudian pada stock opname berikutnya ditemukan ada selisih, dan kembali melakukan koreksi stock.

Pemastian sebab selisih perlu dilakukan terlebih dulu, apa sebenarnya yang menyebabkan selisih bisa terjadi.

-          Akibat dari hasil stock opname yang tidak akurat. 

-          Banyak ditemukan kasus setelah dalam periode 3 sampai 6 bulan sudah banyak order atas item tertentu tidak bisa dipenuhi karena ketiadaan stock akibat dari salahnya stock opname.

-    

Stock Opname yang efektif perlu dipersiapan oleh penanggung jawab gudang sehingga hasil stock opname benar-benar didapat hasil  yang akurat berkaitan dengan posisi stock. 

Hal yang perlu diperhatikan adalah agar hasil stock opname menjadi akurat adalah :

     1.    Mempersiapkan organisasi kerja stock opname yang tepat, dimana dilakukan pembagian tugas yang jelas dan alur kerja petugas pada saat melakukan stock opname.

     2.  Melakukan cutt  off  atas stock barang  dengan menghentikan  mutasi barang,  baik  penerimaan barang, maupun pengeluaran barang termasuk retur barang dan peminjaman barang  pada H-1 agar tidak terjadi kekeliruan, termasuk pula kejelasan batas dokumen yang di proses terhadap sistem.

      3.       Waktu yang cukup efektip untuk melakukan stock opname barang. Baik untuk kegiatan menghitung fisik barang, menghitung kalkulasi penghitungan, melakukan input data dan melakukan pengecekan kembali. ( disesuaikan dengan jumlah orang dan total barang yang akan dihitung)

   

      4.       kartu stock opname ( Tag inventory ) per item, perlu diperhatikan penulisan item barang dan kode barang. Input data komputer akan mengikuti hasil kerja kertas kerja opname agar menghindari kekeliruan pada saat melakukan pengecekan kembali. 

      5.       Penataan barang dilokasi penempatan, sehingga memudahkan petugas stock opname untuk menghitung barang.

      6.       Menghitung setiap unit barang dengan satuan terkecil untuk menghindari adanya selisih dalam isi barang dalam dos. Perhatikan kemasan masing - masing barang, di khawatirkan terdapat loss packing.

I 7.  Input kode barang dan item barang dilakukan dengan berpegang pada master data barang. Cara ini perlu dilakukan agar menghindari kesalahan dalam melakukan input barang.

      9.       Melakukan pengecekan ulang atas item yang selisih. Pengecekan dilakukan dengan penghitungan setiap unit terkecil barang dan melakukan pengecekan atas item barang. Kebenaran kode barang yang tertera pada dos barang perlu dicek terutama untuk barang-barang dari Impor. Bisa saja terjadi kesalahan kode barang dari packaging originalnya. Oleh karena itu tugas pengecekan diberikan pada mereka yang ahli dalam mengidentifikasi barang.

      10.   Melakukan pengecekan kebenaran input barang, setelah dilakukan pengecekan fisik dan dilakukan pemastian jumlah stock atas item barang di data system komputer maka perlu dicetak untuk di cek ulang dengan kertas kerja stock opname. Apakah input data telah dilakukan dengan benar.

Demikian langkah kerja yang perlu dilakukan agar stock opname menjadi efektif, untuk dapat menjadi bahan pertimbangan dalam pelaksanaan stock opname barang di perusahaan



--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Penerapan budaya 5S / 5R perusahaan

Seperti pepatah “Jiwa yang sehat terdapat pada tubuh yang sehat”, maka “pola pikir yang baik terdapat pada tempat kerja yang baik”. 5R pada dasarnya merupakan pembinaan mental karyawan melalui kegiatan fisik. Dengan kegiatan 5R yang dipersiapkan secara teliti, karyawan dibawa pada suatu proses pengalaman yang merobah pola pikirnya kearah positif. Ada 2 jenis kegiatan dalam mengembangkan budaya 5R :

1.       Kampanye, yang menandakan dimulainya kegiatan 5R

2.       Tindak lanjut memelihara kondisi yang berkembang.

Kampanye 5R

Berbagai acara diselenggarakan pada kampanye 5R, diantaranya penyuluhan dan penjelasan 5R oleh atasan, penetapan hari 5R, diskusi 5R, lomba poster 5R, kontes 5R antar tempat kerja, atau lomba foto kampanya 5R.

Suatu panitia dapat dibentuk untuk menangani penyelanggaraan kampanye 5R ini. Setelah kesadaran karyawan mulai tumbuh, maka kegiatan selanjutnya adalah,

Tindak lanjut

Tindak lanjut kegiatan 5R harus segera diterapkan. “ Tempalah besi selagi panas”, pepatah ini juga berlaku untuk kegiatan 5R. Bila tindak lanjut tidak segera diterpakan, semangat akan kembali menurun dan hambar.

Komite 5R dibentuk untuk menangani tugas-tugas pemeriksaan pada setiap tempat kerja, komite ini dapat menegur daerah daerah yang belum menerapkan 5R, disamping itu mereka juaga dapat memberikan penghargaaan bagi unit kerja yang menerapkan 5R yang efektif.. Hasil penilaian diperagakan disertai foto tempat kerja dan komentar komite.

5R tak dapat dilaksanakan tanpa sarana yang dibutuhkan seperti, rak barang, garis line, atau alat kebersihan dan lainya. Dukungan pimpinan perusahaan tampak secara jelas dan tegas memberi dukungan penuh pada sarana yang dibutuhkan.

Keteladanan atasan ternyata sangat berpengaruh bagi karyawan. Pimpinan yang tak acuh, tak pernah meninjau tempat kerja dan tak perdulikan 5R adalah menjadi teladan yang buruk. Sebaliknya seorang manager yang selalu memberi contoh positip akan menjadi teladan bagi bawahanya. Arti kehadiran atasan di tempat kerja merupakan pemacu semangat bagi seluruh karyawan.

Belum pernah program 5R ditentang secara serius oleh karyawan dimana saja. Dalam kenyataanya, 5R merupakan program yang sejalan dengan kepentingan karyawan. Sesunguhnya karyawan merasa senang memiliki tempat kerja yang nyaman dan baik. Jadi partisipasi mereka harus benar – benar digarap dan dipersiapkan, karena partisipasi karyawan merupakan kunci keberhasilan 5R.

Dampak positip segera dilihat setelah penerapan 5R. Banyak perusahaan yang menikmati kenaikan produktivitas cukup tinggi setelah penerapan 5R. Para pakar berpendapat 5R merupakan langkah awal dan dasar pondasi bagi peningkatan produktivitas dan kemampuan bersaing sampai menjadi industry kelas dunia. 5R adalah langkah kecil, namun seperti kata pepatah, perjalanan berpuluh ribu kilo harus dimulai dengan langkah yang satu in

Dapat kita lihat program peningkata produksi, seperti TQC ( Total Qulity Contol atau lebih dikenal dengan PMT ( Pengendalian mutu terpadu ), QCC ( Quality Control Circle ) atau dikenal dengan GKM ( Gugus kendali Mutu ), KaiZen, TPM ( Total productive maintenance ), Sistem produksi tepat waktu JIT ( Jusr in Time ), dan kemudian bandingkan dengan pemahaman semua kelima dari 5R ( Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin ), Dan saya yakin dengan pelaksanaan 5R yang benar efektip saja bisa memenuhi program – program dalam usaha peningkatan produksi.

Sebagai akhir kata, saya ingin memberikan saran bagi praktisi yang berminat pada peningkatan produktivitas. Meskipun 5R adalah hal yang sanagat sederhana, janganlah diabaikan. Setiap usaha mengangkat produktivitas selalu terkait dengan sumber daya manusia dan untuk pembenahan sumber daya manusuia tersebut harus dicerminkan pada pembenahan pola pikir. 5R adalah cara yang praktis dalam melakukan pembenahan pola pikir banyak orang diperusahaan.

 Banyak orang berpikir perjalanan menuju industry kelas dunia hanya dapat ditempuh dengan menerapkan “best practice” yang cenderung ditafisrkan serba canggih. Misalnya otomatisasi, robotisasi dll. Dalam kenyataanya penerapan “best practice” pada perusahan industry kelas dunia berasal dari “basic practice” yang diterapkan secara sungguh-sungguh. Nah, 5R dalam kesederhanaanya merupakan basic practice yang telah terbukti memberikan sumbangsih bagi industry, karena dengan 5R ini aspek lain dari industry dapat di bangun lebih mantap.    

Salam, penulis

Dikutip dari Seri Budaya Industry unggulan “ Dasar membangun industry kelas dunia” 

pengarang  Ir. Kristianto Jahja

5S / 5R - Efisiensi

Efisiensi kerja berkaitan dengan penggunaan sumber daya yang sehemat mungkin dalam menghasilkan barang dan jasa. Dalam hal ini bukan hanya penghematan dalam hal fisik saja, tapi kenyataanya, sumber daya waktu yang lebih penting sering dilupakan, menghilangkan pemborosan waktu akibat mencari cari barang adalah tidak efektifnya penataan, penyimpanan dan kedisplinan. Yang jelas prinsip dari 5R sendiri tidak diaplikasikan.

Para ahli sudah membuat susunan 5R dengan urutan yang sedemikian rupa dari RINGKAS, RAPI, RESIK, RAWAT, RAJIN, dan ini harus berjalan secara serentak yang tidak dapat dipisah pisahkan. Sebagai contoh: Mengapa point Ringkas pada urutan pertama, kemudian Rapi, Resik dan seterusnya.

Sebagai simulasi, kenapa harus Ringkas terlebih dahulu?, Bagaimana bisa menemukan barangdengan cepat jikalau kita menempatan barang tanpa mengidentifikasi terlebih dahulu antara yang dibutuhkan dengan yang tidak dibutuhkan?, sudah pasti akan butuh waktu mencari cari barang yang benar dibutuhkan, disinilah pola berfikirnya RINGKAS, berarti harus mengindifikasi barang yang dipakai dan tidak terpakai dengan cara menyimpan barang yang sering dipakai dan menyingkirkan barang yang tidak terpakai. Kemudian

RAPI, Mulailah penataan, penyusunan, identitas atas barang –barang yang ditempatkan, simpan barang pada lokasi tetap dan dengaberibatas garis penempatn dan beri identitas label.

RESIK, Selalu jaga kebersihan sekitar area terhadap barang – barang yang ditempatkan. Pelaksanaan kebersihan dapat dilakukan secara berkala atau dengan mengatur pembagian area kebersihan atau juga dengan jadwal pelaksanaan piket kebersihan harian, dapat disesuaikan dengan kondisi area.

Rawat, Selalu terus merawat terhadap apa yag telah di lakukan pada RINGKAS, RAPI, RESIK,. Penerapan Rawat dapat dengan cara membuat checksheet pengontorolan terhadap point tertentu secara berkala atau yang lebih mengenai bentuklah komite 5R dan lakukan audit secar berkala.

RAJIN, Untuk yang terakhir ini, mengajak kita untuk selalu disiplin, dalam hal pelaksanaan Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, dan Rajin rajinlah melakukan pembahasan tentang pelaksanaan 5R misalnya meeting 5R membahas temuan audit 5R. Dan selalu berupaya memberikan arahan kepada komite, karyawan, untuk selalu belajar dalam penerapan 5R, demi sasaran bersama. Dan sudah harus menjadi tanggung jawab semua level manajer untuk mengubah paradigma, pola pikir karyawan dengan latar belakang sosial yang bebeda dimasyarakat, dan saat masuk kedunia kerja untuk menjadikan industry modern melalui buday 5R. Bukan hanya menegur saja, ubahlah pandangan para karyawan, didiklah, berikan arahan untuk membentuk pola pikir budaya kerja 5R

Buatlah regulasi aturan – aturan tentang ketetapan yang harus dijalankan bersama, agar pelaksanaan 5R lebih mudah terkontrol, aturan mengenai semua aktifitas 5R.

Salah satu contoh konsep Efisiensi di lingkungan kerja office adalah dengan mengalokasikan peralatan tuliss kantor dalm satu tempat, yang kita sebut dengan konsep “ONE BASE STATION”.

Coba lihat tempat kerja office anda, hampir semua rekan sebelah meja anda mempunyai peralatan kerja yang sama misalnya : Staples, Gunting, Kalkulator,spidol, isi staples, dan lain – lain. Pertanyaanya adalah, : Apakah perlatan tersebut setiap saat selaludipakai?, apakah selalu dipakai secara bersamaan dengan rekan kerja anda?, apakah tempat anda jauh dengan rekan kerja anda?

Tapi kenapa harus memiliki satu persatu, jika dipakai hanya sewaktu-waktu? Disinilah penempatan alat kerja dengan konsep satu tempat untuk semua orang, atau istilahnya “ONE BASE STATION”, Manfaatnya sudah tentu tidak ada pemborosan untuk beli ATK buat semua orang.

Okey…. Ini contoh realistis sebagian kecil saja dari aplikasi 5R.   Benefit buat perusahaan SO PASTI ,.

Mudah – mudahan bisa menjadi salah satu inspirasi buat yang membaca,

Salam, dan tetap semangat

Penulis

5S / 5R Budaya industri modern

Pembangunan industry di Indonesia umumnya masih merujuk pada sarana fisik dan perangkat keras semata. Sedang pembangnan non-fisik seperti budaya industry dan kemampuan tenaga kerja masih kurang diperhatikan.

Salah satu konsep dalam budaya industry adalah budaya 5R. Konsep ini sederhana  mudah dipahami, dan merupakan langkah awal penyebarluasan budaya industry. 5R yang dikembangkan di Jepang, disebut sebagai 5S ( Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, dan Shirsuke ).

Kemudian berbagai Negara maju melakukan adaptasi guna melakukan revitalisai industry mereka, Di Inggris dan amerika, 5R disebut 5C( Clear-out, Configure, Clean, conform, Custom ), sedang di Jerman dikenal seabagi 5A (Aussrtieren unnotiger Dinge, Arbeitsplatz sauber halten, Anordnungen zur REgel machen, Alle Punkte einhalten, undstanding verbessern ), dan di Indonesia kita kenal dengan 5R alias ( Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin ). Dengan demikian dapat dikatakan bahwa 5R merupakan budaya industry yang bersifat universal dan internasional.

 

Konsep yang sangat sederhana ini, sering diabaikan. Namun dalam kenyataan, industri tanpa 5R tidak akan mampu berprestasi secara layak. Pada Industri jepang 5R adalah sebagai fondasi bagi semua industri.

5R

 merupakan budaya tentang bagaimana seorang memperlakukan tempat kerjanya secara benar. Bila tempat kerja tertata rapi, bersih, tertib maka kemudahan bekerja dapat diciptakan dan tentunya sasarn pokok industry yang berupa:

·         Efisiensi kerja

·         Produktivitas kerka

·         Kualitas kerja

·         Keselamatankerja

Pemenuhan ke-empat sasaran pokok ini merupakan syarat bagi industry dalam bertumbuh kembang secara wajar. Manfaatnya jelas, bukan saja bagi perusahaan, namun juga bagi karyawan.

Namun dalam pelaksanaanya tidaklah semudah seperti yang dibayangkan, diperlukanya kesadaran penuh dari pengusaha, top manajemen, para manager,supervisor, untuk bergerak memulai membina dan mengarahkan para karyawan dengan mengubah sudut pandang dan polapikir karyawan akan pentingnya 5R.

Dan meskipun tingkat pendidikan dan latar belakang karyawan tidak terlalu tinggi, namun satu keyakinan bahwa mereka telah dibekali akal budi oleh Yang Maha Kuasa untuk melakukan penyesuaian diri  terhadap dunia mereka. Yang tepentina adalah dikembangkan prakarsa dari pimpinan untuk memulainya.

Bitmap

Semoga menjadi inspirasi bagi kita semua, dalam mewujudkan pruahaan menjadi buday industri unggulan, melalui 5R.

Penulis

Dikutip dari Buku”Seri budaya Industri Unggulan, 5R Dasar membangun industry kelas Dunia, IrKristianto Jahja, ( PQM = Produktivity and Quality Manajement.