Tuesday, September 10, 2013

SELISIH CEK FISIK STOCK GUDANG

===================================================================

 Masalah terpenting dalam kelancaran proses produksi atau  perakitan produk (assymbly ) adalah tersedianya kelengkapan bahan baku. Namun seringkali atau adakalanya saat akan di butuhkan bahan baku tersebut tiba – tiba ada kekurangan, dan menyebabkan tertundanya proses produksi. Sehingga harus mendatangkan / order baru bahan baku untuk melengkapi proses produksi, atau mencari – cari kemungkinan penyebab kurangnya material. Mengapa ini bisa terjadi ??? Tentunya banyak biaya yang dikeluarkan: biaya over time, biaya operasional, bahkan bisa jadi tertundanya pengiriman pesanan ( Ekspor ). RUGI BUKAN ??, Lalu dari mana masalahnya ??.
Tentunya semua ini berkaitan dengan pengelolalaan gudang dan data warehouse yang baik. Saat ini sudah banyak sekali produk perangkat lunak ( software ) yang dapat digunakan dalam mengelola stock di gudang.
Tapi dalam praktek diperusahaan, banyak gudang yang beroperasi tetap mengalami kejadian selisih yang sulit untuk dituntaskan.
Kadangkala kejadian selisih sebagai hal yang wajar saja terjadi. Diumpamakan sebagai Manusia sudah normal apabila melakukan sedikit kesalahan. 
Meskipun demikian tanggung jawab adalah ada pada orang – orang yang terlibat secara langsung yang ada di gudang.


Sebagian kasus lainnya, kasus penyebab selisih stock bukan masalah dikarenakan barang hilang tetapi karena tertukar dengan jumlah dari item barang yang lainnya. Seringkali kejadian selisih ini ditemukan pada saat melakukan stock opname. Hasil dari stock opname yang didapat, ada item barang yang kurang, namun juga ada item barang yang lebih.
Secara pelaporan Ammount inventory, manajemen tidak mengalami kerugian yang amat besar, karena ammount inventory hampir sama jika di gabungkan antara minus barang dengan plus.Akan tetapi, jika untuk kebutuhan assymbly/perakitan sudah tentu bermasalah terhadap barang yang minus, dan harus tambah order. 
Kejadian ini sering terjadi, dan tanggapan manajemen juga biasa saja, bahkan terkesan " Kami hanya melakukan penyesuaian jumlah stock sesuai dengan hasil stock opname".
Sikap pekerja gudang yang demikian juga merupakan hambatan untuk melakukan perbaikan stock barang. 

Selisih stock adalah masalah utama penanggung jawab gudang. Umumnya selisih itu sebagai akibat dari hasil stock opname terhadap perbandingan hasil system data atau catatan buku.
setiap pelaksanaan stock opname, ditemukan selisih stock.
Hasil stock opname yang dilaporkan kepada Manajemen untuk dilakukan  koreksi stock. Kemudian pada stock opname berikutnya ditemukan ada selisih, dan kembali melakukan koreksi stock.
Pemastian sebab selisih perlu dilakukan terlebih dulu, apa sebenarnya yang menyebabkan selisih bisa terjadi.
-          Akibat dari hasil stock opname yang tidak akurat. 
-          Banyak ditemukan kasus setelah dalam periode 3 sampai 6 bulan sudah banyak order atas item tertentu tidak bisa dipenuhi karena ketiadaan stock akibat dari salahnya stock opname.
-    
Stock Opname yang efektif perlu dipersiapan oleh penanggung jawab gudang sehingga hasil stock opname benar-benar didapat hasil  yang akurat berkaitan dengan posisi stock. 

Hal yang perlu diperhatikan adalah agar hasil stock opname menjadi akurat adalah :

     1.    Mempersiapkan organisasi kerja stock opname yang tepat, dimana dilakukan pembagian tugas yang jelas dan alur kerja petugas pada saat melakukan stock opname.

     2.  Melakukan cutt  off  atas stock barang  dengan menghentikan  mutasi barang,  baik  penerimaan barang, maupun pengeluaran barang termasuk retur barang dan peminjaman barang  pada H-1 agar tidak terjadi kekeliruan, termasuk pula kejelasan batas dokumen yang di proses terhadap sistem.

      3.       Waktu yang cukup efektip untuk melakukan stock opname barang. Baik untuk kegiatan menghitung fisik barang, menghitung kalkulasi penghitungan, melakukan input data dan melakukan pengecekan kembali. ( disesuaikan dengan jumlah orang dan total barang yang akan dihitung)
   
      4.       kartu stock opname ( Tag inventory ) per item, perlu diperhatikan penulisan item barang dan kode barang. Input data komputer akan mengikuti hasil kerja kertas kerja opname agar menghindari kekeliruan pada saat melakukan pengecekan kembali. 

      5.       Penataan barang dilokasi penempatan, sehingga memudahkan petugas stock opname untuk menghitung barang.

      6.       Menghitung setiap unit barang dengan satuan terkecil untuk menghindari adanya selisih dalam isi barang dalam dos. Perhatikan kemasan masing - masing barang, di khawatirkan terdapat loss packing.


I 7.  Input kode barang dan item barang dilakukan dengan berpegang pada master data barang. Cara ini perlu dilakukan agar menghindari kesalahan dalam melakukan input barang.

      9.       Melakukan pengecekan ulang atas item yang selisih. Pengecekan dilakukan dengan penghitungan setiap unit terkecil barang dan melakukan pengecekan atas item barang. Kebenaran kode barang yang tertera pada dos barang perlu dicek terutama untuk barang-barang dari Impor. Bisa saja terjadi kesalahan kode barang dari packaging originalnya. Oleh karena itu tugas pengecekan diberikan pada mereka yang ahli dalam mengidentifikasi barang.

      10.   Melakukan pengecekan kebenaran input barang, setelah dilakukan pengecekan fisik dan dilakukan pemastian jumlah stock atas item barang di data system komputer maka perlu dicetak untuk di cek ulang dengan kertas kerja stock opname. Apakah input data telah dilakukan dengan benar.

Demikian langkah kerja yang perlu dilakukan agar stock opname menjadi efektif, untuk dapat menjadi bahan pertimbangan dalam pelaksanaan stock opname barang di perusahaan



--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

1 comment: