Pekerjaan Gudang

Manajemen Gudang
 

Apabila kita mendengar kata gudang seakan berkonotasi dengan penempatan atau penampungan barang – barang sementara yang tidak teratur,berantakan, dan sewaktu waktu dapat kita ambil atau digunakan kembali

Mungkin kita sering dengar dengan kata – kata atau celotahan “ Ini rumah udah seperti gudang !”, “ Simpan barang tidak terpakai ini di gudan”, ini celotehan karena melihat isi rumah yang berantakan dan tidak teratur.

Jika kita kaji lebih mendalam dari sudut system manjemen gudang, mempunyai arti terhadap pengaturan, penataan dan keteraturan.

Gudang adalah tempat penyimpanan barang – barang sementara yang sewaktu – waktu akan digunakan atau diserap untuk proses perakitan.

Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi. Manajemen lebih kearah mengelola sumber daya manusia.

Secara ringkas sistem manajemen gudang mengandung pemahaman : pengelolaan dari aktifitas yang saling terkait dalam aktifitas penyimpanan barang sementara. Lalu apa saja aktifitas penyimpanan barang itu? Penerimaan dari pemasok, handling barang, pengeluaran barang ke tujuan atau proses perakitan adalah garis besar dari aktifitas penyimpanan.

Saat ini gudang memiliki arti luas dan lebih dari sekedar tempat penyimpanan saja. Gudang itu sendiri tidak menambah nilai barang secara langsung, tidak ada perubahan citarasa, bentuk, kemasan, dll. Intinya tidak ada kegiatan proses operasi pada barang, yang ada adalah aktifitas transportasi barang dari satu tempat ke tempat lainnya dan inventarisir terhadap barang – barang yang ada.

Beberapa aktifitas di dalam gudang secara sederhana :
1. Administrasi.
2. Penerimaan barang.
3. Penyimpanan barang.
4. Pengepakan barang ke tempat yang dituju.
5. Pengeluaran barang.

Aktifitas ini saling terkait, dan secara personalia harus dikepalai oleh satu orang, semisal Kepala bagian, atau semacamnya. Tiap kepala bagian diharuskan menguasai pengendalian pada bagiannya, pengendalian yang harus dilakukan :

1. Pengendalian Operasional
2. Pengendalian Biaya
3. Pengendalian kepersonalian

Operasional, Biaya dan Personalia saling berkaitan. Menurut saya penguasaan mendalam dan kontrol ketat pada ketiga bagian itu akan melahirkan kondisi yang sehat bagi gudang, ketiga bagian ini perlu terus dikembangkan. Misalnya Pengendalian Personalia, jangan hanya puas dengan kondisi saat ini, jika dapat upgrade lah kemampuan anak buah dengan berbagai hal kreatif mengenai aktifitas pergudangan. Kepala bagian juga secara rutin berkomunikasi dalam satu forum besar, semisal briefing pagi, atau briefing target2 dan kesalahan-kesalahan yang masih ada. Menurut saya juga tidak ada satu sistem kerja yang sempurna, selalu ada yang lebih baik. Sampai saat ini bergerak di bidang logistik, merupakan hal menarik. Lebih kepada behind the scene yang sangat vital dalam sebuah perusahaan.

Gaya Manajemen

Agar operasional lapangan dan organisasi berjalan dengan baik harus diperhatikan peranan dan fugsi-fungsi  manajemen, model gaya manajemen apa yang akan di terapkan untuk disesuaikan dengan kondisi pelaku organisasi.

Menurut teory Linkert gaya manajemen dapat dikelompokan menjadi 4 sistem

 

1. Sistem Pertama: Sistem yang penuh tekanan dan otoriter dimana segala sesuatu diperintahkan dengan tangan besi dan tidak memerlukan umpan balik. Atasan tidak memiliki kepercayaan terhadap bawahan dan bawahan tidak memiliki kewenangan untuk mendiskusikan pekerjaannya dengan atasan. Akibat dari konsep ini adalah ketakutan, ancaman dan hukuman jika tidak selesai. Proses komunikasi lebih banyak dari atas kebawah.
2. Sistem Kedua: Sistem yang lebih lunak dan otoriter dimana manajer lebih sensitif terhadap kebutuhan karyawan. Manajemen berkenan untuk percaya pada bawahan dalam hubungan atasan dan bawahan, keputusan ada di atas namun ada kesempatan bagi bawahan untuk turut memberikan masukan atas keputusan itu.
3. Sistem Ketiga: Sistem konsultatif dimana pimpinan mencari masukan dari karyawan. Disini karyawan bebas berhubungan dan berdiskusi dengan atasan dan interaksi antara pimpinan dan karyawan nyata. Keputusan di tangan atasan, namun karyawan memiliki andil dalam keputusan tersebut.
4. Sistem Keempat: Sistem partisipan dimana pekerja berpartisipasi aktif dalam membuat keputusan. Disini manajemen percaya sepenuhnya pada bawahan dan mereka dapat membuat keputusan. Alur informasi keatas, kebawah, dan menyilang. Komunikasi kebawah pada umumnya diterima, jika tidak dapat dipastikan dan diperbolehkan ada diskusi antara karyawan dan manajer. Interaksi dalam sistem terbangun, komunikasi keatas umumnya akurat dan manajer menanggapi umpan balik dengan tulus. Motivasi kerja dikembangkan dengan partisipasi yang kuat dalam pengambilan keputusan, penetapan goal setting (tujuan) dan penilaian .

Teori empat sistem ini menarik karena dengan penekanan pada perencanaan dan pengendalian. teori ini menjadi landasan baik untuk teori posisional dan teori hubungan antar pribadi.

Hal yang teramat penting dalam organisasi adalah sebagai system yang merupakan konfigurasi semua bagian yang saling berinteraksi dan berhubungan satu sama lainya. Proses penghubung utamanya adalah KOMUNIKASI.

Fenomena Kegagalan Organisasi

Fenomena Kegagalan Konversi Sistem di Suatu Organisasi

Konversi sistem merupakan tahapan yang digunakan untuk mengoperasikan sistem baru dalam rangka menggantikan sistem lama atau proses pengubahan dari sistem lama ke sistem baru. Derajat kesulitan dan kompleksitas dalam pengkoversian dari sistem lama ke baru tergantung pada sejumlah faktor. Jika sistem baru merupakan paket perangkat lunak terbungkus (canned) yang akan berjalan pada komputernya yang baru, maka konversi akan relatif lebih mudah. Sementara jika konversi memanfaatkan perangkat lunak terkustomisasi baru, database baru, perangkat komputer dan perangkat lunak kendali baru, jaringan baru dan perubahan drastis dalam prosedurnya, maka konversi menjadi agak sulit dan menantang.

Sering kali organisasi melakukan kesalahan dalam melakukan pengalihan dari suatu sistem lama ke sistem baru (konversi sistem), dan hal ini tentunya dapat berakibat fatal bagi organisasi. Fenomena ini terjadi karena dengan adanya perubahan dari sistem lama ke sistem baru maka akan terjadi keadaan dimana karyawan menghadapi masa transisi, yaitu keharusan menjalani adaptasi yang dapat berupa adaptasi teknikal (skill, kompetensi, proses kerja), kultural (perilaku, mind set, komitment) dan politikal (munculnya isu efisiensi karyawan/PHK, sponsorship/dukungan top management). Dengan adanya ketiga hal ini maka terjadi saling tuding di dalam organisasi, dimana manajemen puncak menyalahkan bawahan yang bertanggung jawab, konsultan, vendor bahkan terkadang peranti teknologi informasi itu sendiri.

Penyebab kegagalan ini juga dapat berasal dari tiga stakeholder utama organisasi/perusahaan, yaitu manajemen, vendor dan user. Kurangnya dukungan dan komitmen dari pimpinan puncak dan manajemen perusahaan, sehingga inisiatif sistem baru yang digulirkan berjalan dengan tersendat-sendat menyebabkan terjadinya kegagalan konversi sistem. Selain itu, perencanaan yang disusun oleh pihak manajemen buruk, sehingga ketika ingin dieksekusi mengalami banyak hambatan dan kesulitan. Faktor kegagalan konversi sistem yang disebabkan oleh vendor adalah kurangnya pengalaman dari vendor maupun orang yang ditugaskan untuk mengimplementasikan sistem baru tersebut terutama untuk ruang lingkup penugasan serupa di industri yang sejenis. Vendor terkadang juga melakukan kesalahan dalam usaha membantu manajemen dalam mendefinisikan kebutuhannya, sehingga ketika sistem baru tersebut diterapkan, tidak memberikan hasil sebagaimana yang diharapkan oleh para stakeholder terkait. Sementara dari pihak user, diketahui bahwa kegagalan konversi sistem umumnya disebabkan oleh ketidakinginan user untuk merubah cara kerja dalam beraktivitas sehari-hari, sehingga selalu menentang segala bentuk aplikasi sistem baru tersebut, yang pada dasarnya membutuhkan keinginan dan kemampuan untuk bekerja dengan cara yang lebih efektif dan efisien.

Tinggi rendahnya resiko keberhasilan proses konversi sistem informasi sangat dipengaruhi oleh lima aspek, yaitu aspek data, aspek aplikasi, aspek teknologi, aspek manusia, dan aspek kebijakan. Untuk memperkecil resiko yang ada, maka perlu dilakukan beberapa langkah sebagai berikut.

1. Lihat kembali dan koreksi visi yang ingin di bangun, pelajari implementasi apa yang belum maksimal dan latih sumber daya manusia agar mampu mengoptimalkan peranti yang sudah dibeli. Hal ini hanya akan mungkin untuk dilaksanakan apabila pimpinan perusahaan mengetahui tentang teknologi informasi, sehingga lebih paham apa yang ingin dicapai perusahaannya dengan mengaplikasikan teknologi informasi ini.
2. Harus menciptakan sinergisme diantara subsistem-subsistem yang mendukung pengoperasian sistem, sehingga akan terjadi kerjasama secara terintegrasi diantara subsistem-subsistem ini. Biasanya para perancang sistem ini akan mulai pada tingkat perusahaan, selanjutnya turun ke tingkat-tingkat sistem.
3. Para perancang sistem informasi harus menyadari bagaimana rasa takut di pihak pegawai maupun manajer dapat mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan proyek pengembangan dan sistem operasional. Manajemen perusahaan, dibantu oleh spesialis informasi, dapat mengurangi ketakutan ini dan dampaknya yang merugikan dengan mengambil empat langkah, yaitu: 1) menggunakan komputer sebagai suatu cara mencapai peningkatan pekerjaan (job enhancement); 2) Menggunakan komunikasi awal untuk membuat pegawai terus menyadari maksud perusahaan; 3) Membangun hubungan kepercayaan antara pegawai, spesialisasi informasi dan manajemen; dan 4) Menyelaraskan kebutuhan pegawai dengan tujuan perusahaan.
4. Agar kesalahan konversi sistem lama ke sistem baru tidak terjadi, maka: sistem yang dikembangkan harus  sesuai dengan kebutuhan dan keinginan user; user training diberikan secara lengkap, terpadu, mudah dipahami oleh end user dan harus menarik; komputerisasi perlu dibarengi dengan bussiness re-engineering process agar terjadi efisisiensi dan efektivitas operasi dalam perusahaan; dan conversion method harus ditetapkan sedemikan rupa agar tidak menyulitkan bagi user di lapangan.

Metode konversi dapat mempermudah pengenalan teknologi informasi yang baru ke dalam organisasi. Terdapat  empat metode konversi sistem, yaitu sebagai berikut.

 

1.       Konversi Langsung (Direct Conversion)

Konversi langsung merupakan pengimplementasian sistem baru dan pemutusan jembatan sistem lama, yang biasa disebut pendekatan cold turkey. Cara ini merupakan yang paling beresiko, tetapi murah. Apabila konversi telah dilakukan, maka tidak ada cara untuk kembali ke sistem lama. Asumsi dari penggunaan sistem ini diantaranya:

• Data sistem yang lama bisa digantikan sistem yang baru;
• Sistem yang lama sepenuhnya tidak bernilai;
• Sistem yang barn bersifat kecil atau sederhana atau keduanya; dan
• Rancangan sistem baru sangat berbeda dari sistem lama, dan perbandingan antara sistem-sistem tersebut tidak berarti.

2.       Konversi Paralel (Parallel Conversion)

Konversi paralel adalah suatu pendekatan dimana baik sistem lama dan baru beroperasi secara serentak untuk beberapa période waktu. Setelah melalui masa tertentu, jika sistem baru telah bisa diterima untuk menggantikan sistem lama, maka sistem lama segera dihentikan. Output dari masing-masing sistem tersebut dibandingkan dan perbedaanya direkonsiliasi. Sistem ini paling aman digunakan, namun membutuhkan biaya yang paling mahal. Besarnya biaya digunakan untuk penduplikasian fasilitas-fasilitas dan biaya personel yang memelihara sistem rangkap tersebut.

3.       Konversi Bertahap (Phase-In Conversion)

Konversi dilakukan dengan menggantikan suatu bagian dari sistem lama dengan sistem baru. Jika terjadi sesuatu, bagian yang baru tersebut akan diganti kembali dengan yang lama. Jika tak terjadi masalah, modul-modul baru akan dipasangkan lagi untuk mengganti modul-modul lama yang lain. Metode konversi bertahap menghindarkan dari resiko yang ditimbulkan oleh konversi langsung dan memberikan waktu yang banyak kepada pemakai untuk mengasimilasi perubahan. Sistem harus disegmentasi sebelum menggunakan metode phase-in.

Kelebihan dari sistem konversi ini adalah kecepatan perubahan dalam organisasi tertentu bisa diminimasi, dan sumber-sumber pemrosesan data dapat diperoleh sedikit demi sedikit selama période waktu yang luas. Sementara, kelemahannya, antara lain adanya keperluan biaya yang harus diadakan untuk mengembangkan interface temporer dengan sistem lama, daya terapnya terbatas, dan terjadi kemunduran semangat di organisasi, sebab orang-orang tidak pernah merasa menyelesaikan sistem.

4.       Konversi Pilot (Pilot Conversion)

Pendekatan ini dilakukan dengan menerapkan sistem baru hanya pada lokasi tertentu yang diperlakukan sebagai pelopor. Jika konversi ini dianggap berhasil, maka akan diperluas ke tempat-tempat yang lain. Ini merupakan pendekatan dengan biaya dan risiko yang rendah. Dengan metode Konversi Pilot, hanya sebagian dari organisasi yang mencoba mengembangkan sistem baru. Kalau metode phase-in mensegmentasi sistem, metode pilot mensegmentasi organisasi.