Management Linking

Setiap orang mempunyai cara berbeda untuk melaksanakan pekerjaan manajerial, tetapi manajer yang sukses adalah mereka yang bisa sebagai “Managerial linkers”.

“Linking” berada di pusat roda manajemen regu dan merupakan skill yang dapat dipelajari oleh semua manajer. Perlu dicatat bahwa linking bukanlah preferensi melainkan skill. Oleh karena itu sebagai manajer akan memperoleh sebuah preferensi satu atau lebih sektor – sektor luar dari Roda Management Regu, Jika seorang manajer dapat memegang peran sebagai “Linkers”, maka akan berada pada jalan menuju sebuah regu yang berkinerja tinggi.

Mencapai keseimbangan dilihat dari segi preferensi berarti bahwa orang – orang dengan “ model realitas” yang berbeda akan selalu berinteraksi. Perbedaan – perbedaan ini akan menciptakan keanekaragaman pandangan dan ini pada akhirnya akan membawa kepada keputusan yang lebih baik dan mencegah  “ group think ( pikiran kelompok)”, dan akhirnya keanekaragaman ( diversitas ) akan menimbulkan konflik. Regu – regu yang bagus keseimbaganya selalu berkinerja tinggi.

Manajemen regu yang bagus keseimbanganya tetapi gagal, hal ini disebabkan karena tidak ada    “ Linking” yang dilaksanakan, dan akhirnya orang – orang berbicara dibelakang panggung orang lain, tidak ada kerjasama ( co - operation ) atau tukar pikiran ( Exchange of ideas ),
sementara rapat atau meeting sering kali menjadi adu mulut ( slanging matches ). Oleh karena itu linking merupakan syarat esensial kedua yang dibutuhkan untuk kinerja yang tinggi dalam regu – regu.

Gaya Manajemen

Agar operasional lapangan dan organisasi berjalan dengan baik harus diperhatikan peranan dan fugsi-fungsi  manajemen, model gaya manajemen apa yang akan di terapkan untuk disesuaikan dengan kondisi pelaku organisasi.

Menurut teory Linkert gaya manajemen dapat dikelompokan menjadi 4 sistem

 

1. Sistem Pertama: Sistem yang penuh tekanan dan otoriter dimana segala sesuatu diperintahkan dengan tangan besi dan tidak memerlukan umpan balik. Atasan tidak memiliki kepercayaan terhadap bawahan dan bawahan tidak memiliki kewenangan untuk mendiskusikan pekerjaannya dengan atasan. Akibat dari konsep ini adalah ketakutan, ancaman dan hukuman jika tidak selesai. Proses komunikasi lebih banyak dari atas kebawah.
2. Sistem Kedua: Sistem yang lebih lunak dan otoriter dimana manajer lebih sensitif terhadap kebutuhan karyawan. Manajemen berkenan untuk percaya pada bawahan dalam hubungan atasan dan bawahan, keputusan ada di atas namun ada kesempatan bagi bawahan untuk turut memberikan masukan atas keputusan itu.
3. Sistem Ketiga: Sistem konsultatif dimana pimpinan mencari masukan dari karyawan. Disini karyawan bebas berhubungan dan berdiskusi dengan atasan dan interaksi antara pimpinan dan karyawan nyata. Keputusan di tangan atasan, namun karyawan memiliki andil dalam keputusan tersebut.
4. Sistem Keempat: Sistem partisipan dimana pekerja berpartisipasi aktif dalam membuat keputusan. Disini manajemen percaya sepenuhnya pada bawahan dan mereka dapat membuat keputusan. Alur informasi keatas, kebawah, dan menyilang. Komunikasi kebawah pada umumnya diterima, jika tidak dapat dipastikan dan diperbolehkan ada diskusi antara karyawan dan manajer. Interaksi dalam sistem terbangun, komunikasi keatas umumnya akurat dan manajer menanggapi umpan balik dengan tulus. Motivasi kerja dikembangkan dengan partisipasi yang kuat dalam pengambilan keputusan, penetapan goal setting (tujuan) dan penilaian .

Teori empat sistem ini menarik karena dengan penekanan pada perencanaan dan pengendalian. teori ini menjadi landasan baik untuk teori posisional dan teori hubungan antar pribadi.

Hal yang teramat penting dalam organisasi adalah sebagai system yang merupakan konfigurasi semua bagian yang saling berinteraksi dan berhubungan satu sama lainya. Proses penghubung utamanya adalah KOMUNIKASI.

Fenomena Kegagalan Organisasi

Fenomena Kegagalan Konversi Sistem di Suatu Organisasi

Konversi sistem merupakan tahapan yang digunakan untuk mengoperasikan sistem baru dalam rangka menggantikan sistem lama atau proses pengubahan dari sistem lama ke sistem baru. Derajat kesulitan dan kompleksitas dalam pengkoversian dari sistem lama ke baru tergantung pada sejumlah faktor. Jika sistem baru merupakan paket perangkat lunak terbungkus (canned) yang akan berjalan pada komputernya yang baru, maka konversi akan relatif lebih mudah. Sementara jika konversi memanfaatkan perangkat lunak terkustomisasi baru, database baru, perangkat komputer dan perangkat lunak kendali baru, jaringan baru dan perubahan drastis dalam prosedurnya, maka konversi menjadi agak sulit dan menantang.

Sering kali organisasi melakukan kesalahan dalam melakukan pengalihan dari suatu sistem lama ke sistem baru (konversi sistem), dan hal ini tentunya dapat berakibat fatal bagi organisasi. Fenomena ini terjadi karena dengan adanya perubahan dari sistem lama ke sistem baru maka akan terjadi keadaan dimana karyawan menghadapi masa transisi, yaitu keharusan menjalani adaptasi yang dapat berupa adaptasi teknikal (skill, kompetensi, proses kerja), kultural (perilaku, mind set, komitment) dan politikal (munculnya isu efisiensi karyawan/PHK, sponsorship/dukungan top management). Dengan adanya ketiga hal ini maka terjadi saling tuding di dalam organisasi, dimana manajemen puncak menyalahkan bawahan yang bertanggung jawab, konsultan, vendor bahkan terkadang peranti teknologi informasi itu sendiri.

Penyebab kegagalan ini juga dapat berasal dari tiga stakeholder utama organisasi/perusahaan, yaitu manajemen, vendor dan user. Kurangnya dukungan dan komitmen dari pimpinan puncak dan manajemen perusahaan, sehingga inisiatif sistem baru yang digulirkan berjalan dengan tersendat-sendat menyebabkan terjadinya kegagalan konversi sistem. Selain itu, perencanaan yang disusun oleh pihak manajemen buruk, sehingga ketika ingin dieksekusi mengalami banyak hambatan dan kesulitan. Faktor kegagalan konversi sistem yang disebabkan oleh vendor adalah kurangnya pengalaman dari vendor maupun orang yang ditugaskan untuk mengimplementasikan sistem baru tersebut terutama untuk ruang lingkup penugasan serupa di industri yang sejenis. Vendor terkadang juga melakukan kesalahan dalam usaha membantu manajemen dalam mendefinisikan kebutuhannya, sehingga ketika sistem baru tersebut diterapkan, tidak memberikan hasil sebagaimana yang diharapkan oleh para stakeholder terkait. Sementara dari pihak user, diketahui bahwa kegagalan konversi sistem umumnya disebabkan oleh ketidakinginan user untuk merubah cara kerja dalam beraktivitas sehari-hari, sehingga selalu menentang segala bentuk aplikasi sistem baru tersebut, yang pada dasarnya membutuhkan keinginan dan kemampuan untuk bekerja dengan cara yang lebih efektif dan efisien.

Tinggi rendahnya resiko keberhasilan proses konversi sistem informasi sangat dipengaruhi oleh lima aspek, yaitu aspek data, aspek aplikasi, aspek teknologi, aspek manusia, dan aspek kebijakan. Untuk memperkecil resiko yang ada, maka perlu dilakukan beberapa langkah sebagai berikut.

1. Lihat kembali dan koreksi visi yang ingin di bangun, pelajari implementasi apa yang belum maksimal dan latih sumber daya manusia agar mampu mengoptimalkan peranti yang sudah dibeli. Hal ini hanya akan mungkin untuk dilaksanakan apabila pimpinan perusahaan mengetahui tentang teknologi informasi, sehingga lebih paham apa yang ingin dicapai perusahaannya dengan mengaplikasikan teknologi informasi ini.
2. Harus menciptakan sinergisme diantara subsistem-subsistem yang mendukung pengoperasian sistem, sehingga akan terjadi kerjasama secara terintegrasi diantara subsistem-subsistem ini. Biasanya para perancang sistem ini akan mulai pada tingkat perusahaan, selanjutnya turun ke tingkat-tingkat sistem.
3. Para perancang sistem informasi harus menyadari bagaimana rasa takut di pihak pegawai maupun manajer dapat mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan proyek pengembangan dan sistem operasional. Manajemen perusahaan, dibantu oleh spesialis informasi, dapat mengurangi ketakutan ini dan dampaknya yang merugikan dengan mengambil empat langkah, yaitu: 1) menggunakan komputer sebagai suatu cara mencapai peningkatan pekerjaan (job enhancement); 2) Menggunakan komunikasi awal untuk membuat pegawai terus menyadari maksud perusahaan; 3) Membangun hubungan kepercayaan antara pegawai, spesialisasi informasi dan manajemen; dan 4) Menyelaraskan kebutuhan pegawai dengan tujuan perusahaan.
4. Agar kesalahan konversi sistem lama ke sistem baru tidak terjadi, maka: sistem yang dikembangkan harus  sesuai dengan kebutuhan dan keinginan user; user training diberikan secara lengkap, terpadu, mudah dipahami oleh end user dan harus menarik; komputerisasi perlu dibarengi dengan bussiness re-engineering process agar terjadi efisisiensi dan efektivitas operasi dalam perusahaan; dan conversion method harus ditetapkan sedemikan rupa agar tidak menyulitkan bagi user di lapangan.

Metode konversi dapat mempermudah pengenalan teknologi informasi yang baru ke dalam organisasi. Terdapat  empat metode konversi sistem, yaitu sebagai berikut.

 

1.       Konversi Langsung (Direct Conversion)

Konversi langsung merupakan pengimplementasian sistem baru dan pemutusan jembatan sistem lama, yang biasa disebut pendekatan cold turkey. Cara ini merupakan yang paling beresiko, tetapi murah. Apabila konversi telah dilakukan, maka tidak ada cara untuk kembali ke sistem lama. Asumsi dari penggunaan sistem ini diantaranya:

• Data sistem yang lama bisa digantikan sistem yang baru;
• Sistem yang lama sepenuhnya tidak bernilai;
• Sistem yang barn bersifat kecil atau sederhana atau keduanya; dan
• Rancangan sistem baru sangat berbeda dari sistem lama, dan perbandingan antara sistem-sistem tersebut tidak berarti.

2.       Konversi Paralel (Parallel Conversion)

Konversi paralel adalah suatu pendekatan dimana baik sistem lama dan baru beroperasi secara serentak untuk beberapa période waktu. Setelah melalui masa tertentu, jika sistem baru telah bisa diterima untuk menggantikan sistem lama, maka sistem lama segera dihentikan. Output dari masing-masing sistem tersebut dibandingkan dan perbedaanya direkonsiliasi. Sistem ini paling aman digunakan, namun membutuhkan biaya yang paling mahal. Besarnya biaya digunakan untuk penduplikasian fasilitas-fasilitas dan biaya personel yang memelihara sistem rangkap tersebut.

3.       Konversi Bertahap (Phase-In Conversion)

Konversi dilakukan dengan menggantikan suatu bagian dari sistem lama dengan sistem baru. Jika terjadi sesuatu, bagian yang baru tersebut akan diganti kembali dengan yang lama. Jika tak terjadi masalah, modul-modul baru akan dipasangkan lagi untuk mengganti modul-modul lama yang lain. Metode konversi bertahap menghindarkan dari resiko yang ditimbulkan oleh konversi langsung dan memberikan waktu yang banyak kepada pemakai untuk mengasimilasi perubahan. Sistem harus disegmentasi sebelum menggunakan metode phase-in.

Kelebihan dari sistem konversi ini adalah kecepatan perubahan dalam organisasi tertentu bisa diminimasi, dan sumber-sumber pemrosesan data dapat diperoleh sedikit demi sedikit selama période waktu yang luas. Sementara, kelemahannya, antara lain adanya keperluan biaya yang harus diadakan untuk mengembangkan interface temporer dengan sistem lama, daya terapnya terbatas, dan terjadi kemunduran semangat di organisasi, sebab orang-orang tidak pernah merasa menyelesaikan sistem.

4.       Konversi Pilot (Pilot Conversion)

Pendekatan ini dilakukan dengan menerapkan sistem baru hanya pada lokasi tertentu yang diperlakukan sebagai pelopor. Jika konversi ini dianggap berhasil, maka akan diperluas ke tempat-tempat yang lain. Ini merupakan pendekatan dengan biaya dan risiko yang rendah. Dengan metode Konversi Pilot, hanya sebagian dari organisasi yang mencoba mengembangkan sistem baru. Kalau metode phase-in mensegmentasi sistem, metode pilot mensegmentasi organisasi.

Kegagalan dalam manajemen organisasi

Jika kita melihat beberapa instansi yang berumur tidak lama atau mungkin kasarannya baru berdiri tidak bisa berjalan lagi hal ini semata-mata di sebabkan karena manajemen perusahaan atau instansi tersebut kurang bagus. Manajemen yang kurang bagus itu bisa saja karena dari pimpinan perusahaan ataupun menajernya tidak bisa menghandle jalannya perusahaan tersebut, atumungkin tidak adanya kerjasama antar anggota dan manajemen suatu instansi hancur bisa saja di sebabkan karena dari awal berdiri manjemen perusahaannya jelek dan tidak terkeonsep secara mateng.

Dari pemimpin instansi yang memang kurang bagus untuk menghandle kinerja bawahannya juga merupakan salah satu faktor kegagalan menajemen, hal ini sangat berpengaruh bagi perusahaan. Sikap pemimpin yang kurang tegas kepada karyawan contohnya, walaupun ini sepele tapi dampaknya sangat fatal. Contohnya : kinerja karyawann yang jelek, bekerja semaunya, tidak adanya rasa tanggung jawab. Jadi untuk meningkatkan manajemen yang bagus harus di awali dari kepemimpinan yang bagus juga, tanggung jawab dari seoarang pemimpin dan sikap bijaksana seorang pemimpin.

Manajemen suatu instansi bisa gagal juga bisa saja di sebabkan karena dari anggota-anggota yang ada kurang tanggung jawab terhadap tugasnya masing-masing. Jadi disini demi lancarnya suati instansi setiapo anggota instansi tersebut harus bekerja sesuai dengan apa jobdesknya masing-masing.

Intinya untuk membentuk suatu menajemen yang bagus adalah fungsi menjemen harus dijalankan dari awal terbentuknya suatu organisasi, instansi maupun perusahaan.
Dari fungsi perencanaan yang tentunya harus difikir secara matang, pengorganisasiannya, pengarahan sampe funsi yang keempat adalah pengontrolan jalannya suatu perusahaan. Semua ini harus dijalankan dalam menjalankan sebuah perusahaan, jika tidak berakibat fatal yaitu kegagalan suatu menajemen. Contohnya:

hal kecil yang sering terlupkan dari diri kita, jika kita tidak bisa memanage diri sendiri maka kita sendiri akan hancur. Mulai dari hal kecil mempersiapkan rencana masa depan kita, cara bagaimana, pengarahannya seperti apa selanjutnya semua yang sudah berjalan juga tidak bisa dilepas begitu saja perlu pengontrolan dari diri kita sendiri.

Jika kita melihat beberapa instansi juga hancur karena dari awal memang belum terkonsep, mulai dari keuangannya, sistemnya maupun dari cara kerjanya seperti apa. Jika hal seperti ini tidak dipikirkan dan tidak dijalankan maka perusahaan bisa saja akan dibeli oleh perusahaan lain atapun bisa-bisa hancur. Seperti beberapa media massa di Indonesia yang karena sistem manajemennya kurang bagus maka sahamnya di beli oleh pihak asing. selain di beli smaa pihan asing ada juga media yang cukup dikenal masyarakat tapi karena manjemen yang kurang bagus juga maka secara tiba-tiba tidak bisa di dengar oleh masyarakat lagi akan keberadaannya. mungkin karena merasa sudah tidak mampu lagi untuk menghandle semua dan perlu adanya bantuan dari pihak lain.

tapi jika semua fungsi manajemen berjalan dengan lancar diikuti dengan rasa  tanggung jawab dan kesadaran pasti perusahaan apapun bisa berjalan dengan lancar dan bisa berkembang.

2 Tanggapan to “Kegagalan manajemen suatu instansi atau suatu organisasi,”

1. Kita berbicara tentang Manajemen dalam menejemen pasti ada orang,wadah dan aturan. agar menejemen dapat berjalan dengan baik maka orang2nya harus mematuhi dan menjalankan aturan organisasi dengan baik. sehingga masing-masing orang harus bekerja sesuai dengan job yang ada. dan setiap organisasi itu mempunyai Tujuan, Tujuan apa yang hendak di capai dan Target-target yang ada Program, untuk mencapai target program menuju Tujuan Bersama harus ada indikator capaian, semua ini harus nampak dan kemudia setiap orang dengan job dan kewenangan yang ada bekerja serius, jujur dan bermoral yang baik agar dapat mencapai tujuan bersama. ( Moh. Dain Werfete)