Tuesday, May 10, 2016

Teknik Pemecahan masalah

 
Dalam melaksanakan pekerjaan sehari – hari, kita pasti akan menemui masalah yang berkaitan dengan pencapaian sasaran kelompok / team kerja. Barang siapa yang mengatakan “ Tidak ada masalah “,  maka sebenarnya ia menghadapi masalah yang besar.
Kita memeiliki tanggung jawab untuk menyelesaikan masalah yang terjadi dalam batas wewenang masing – masing.
Dalam kaitan itu diharapkan dapat :
  • ·    Menyelesaikan masalah dan melakukan program peningkatan secara sistematis
  • ·         Dapat mengetahui adanya peningkatan ( improvement ) secara pasti.
  • ·         Dapat mempertahan yang telah dicapai dalam improvement.
Mengingat tanggung jawab yang berat tersebut, kita harus sering berlatih menyelesaikan masalah dengan metode tertentu. Dan salah satu metode yang digunakan menyelesaikan masalah tersebut dengan menggunakan konsep “Delapan langkah “ yaitu :

1.    Menemukan masalah / menentukan thema 
Sistematisnya dapat dianalisa sbb :
  • Apa yang diharapkan

  • Apa yang terjadi sekarang?, Dimana?, Kapan?, Berapa sering?

2.    Analisa dari masalah

  • Menentukan Sebab dan akibat dari masalah tersebut

3.    Mempelajari factor yang paling berpengaruh
Gunakan penilaian Berdasarkan :

  • Pengamatan tentang masalah serupa

  • Pengetahuan tentang orang-orang / pelaku kebiasaan
  • Analisa dengan akal sehat

4.    Merencakan tindakan penanggulangan masalah
Gunakan analisa dengan :

  • SWOT = ( Strength, Weakness, Oppurtunity, Threat )

  •  5W + 2H = ( What, Why, Where, When, Who, How, How much )

  • Buat Action plan / rencana perbaikan

5.    Melaksanakan penggulangan masalah

6.    Memeriksa hasil
·         Ukur standar yang sudah ditetapkan

  • Apakah rencana tindakan dilaksanakan dengan baik

  •  Jika terjadi penyimpangan, kembali ke langkah 3

7.    Membuat standarisasi dari tindakan perbaikan

  • Formula 5W + 2H harus jelas

  •  Diperlukan informasi dan komunikasi

  • Perlu adanya pelatihan atau training terhadap hasil yang ditetapkan

  • Monitoring dalam pelaksanaan hasil perbaikan

8.    Evaluasi hasil, untuk merencanakan tindakan berikutnya

  • Buat daftar masalah perbaikan yang belum terlaksana

  •  Buat rencana berikutnya untuk masalah yang belum bisa diatasi

  • Analisa yang sudah baik, dan yang belum bisa berjalan baik

Evaluasi hasil ini sangat penting, karena kita terkadang merasa puas terhadap hasil perbaikan yang dilakukan, dan akibatnya jika tidak dilakukan evaluasi maslah yang sama akan kembali muncul.

Hal – hal yang dilakukan dalam langkah ini

  •  Kemukakan masalah / program perbaikan yang masih ada. Masalah perbaikan umumnya tidak dapat ditanggulangi sempurna dan kondisi ideal sulit dicapai. Meskipun target tidak tercapai, sebaiknya dibuat daftar apa yang sudah dilakukan dan apa yang belum dilakukan.
  • Buat rencana yang akan dilakukan dengan masalah – masalah yang masih ada. Masalah yang penting dipilih sebagai tema kegiatan rencana berikutnya

  • Pikirkan dan ulas apa yang sudah berjalan dengan baik dan apa yang belum berjalan baik, Mengulas kejadian yang telah dilakukan akan membantu perbaikan & peningkatan perbaikan dimasa akan datang. Disamping itu juga memahami perbedaan antara teori dan praktek saat pelaksanaan.

No comments:

Post a Comment