Pekerjaan Gudang

Manajemen Gudang
 

Apabila kita mendengar kata gudang seakan berkonotasi dengan penempatan atau penampungan barang – barang sementara yang tidak teratur,berantakan, dan sewaktu waktu dapat kita ambil atau digunakan kembali

Mungkin kita sering dengar dengan kata – kata atau celotahan “ Ini rumah udah seperti gudang !”, “ Simpan barang tidak terpakai ini di gudan”, ini celotehan karena melihat isi rumah yang berantakan dan tidak teratur.

Jika kita kaji lebih mendalam dari sudut system manjemen gudang, mempunyai arti terhadap pengaturan, penataan dan keteraturan.

Gudang adalah tempat penyimpanan barang – barang sementara yang sewaktu – waktu akan digunakan atau diserap untuk proses perakitan.

Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi. Manajemen lebih kearah mengelola sumber daya manusia.

Secara ringkas sistem manajemen gudang mengandung pemahaman : pengelolaan dari aktifitas yang saling terkait dalam aktifitas penyimpanan barang sementara. Lalu apa saja aktifitas penyimpanan barang itu? Penerimaan dari pemasok, handling barang, pengeluaran barang ke tujuan atau proses perakitan adalah garis besar dari aktifitas penyimpanan.

Saat ini gudang memiliki arti luas dan lebih dari sekedar tempat penyimpanan saja. Gudang itu sendiri tidak menambah nilai barang secara langsung, tidak ada perubahan citarasa, bentuk, kemasan, dll. Intinya tidak ada kegiatan proses operasi pada barang, yang ada adalah aktifitas transportasi barang dari satu tempat ke tempat lainnya dan inventarisir terhadap barang – barang yang ada.

Beberapa aktifitas di dalam gudang secara sederhana :
1. Administrasi.
2. Penerimaan barang.
3. Penyimpanan barang.
4. Pengepakan barang ke tempat yang dituju.
5. Pengeluaran barang.

Aktifitas ini saling terkait, dan secara personalia harus dikepalai oleh satu orang, semisal Kepala bagian, atau semacamnya. Tiap kepala bagian diharuskan menguasai pengendalian pada bagiannya, pengendalian yang harus dilakukan :

1. Pengendalian Operasional
2. Pengendalian Biaya
3. Pengendalian kepersonalian

Operasional, Biaya dan Personalia saling berkaitan. Menurut saya penguasaan mendalam dan kontrol ketat pada ketiga bagian itu akan melahirkan kondisi yang sehat bagi gudang, ketiga bagian ini perlu terus dikembangkan. Misalnya Pengendalian Personalia, jangan hanya puas dengan kondisi saat ini, jika dapat upgrade lah kemampuan anak buah dengan berbagai hal kreatif mengenai aktifitas pergudangan. Kepala bagian juga secara rutin berkomunikasi dalam satu forum besar, semisal briefing pagi, atau briefing target2 dan kesalahan-kesalahan yang masih ada. Menurut saya juga tidak ada satu sistem kerja yang sempurna, selalu ada yang lebih baik. Sampai saat ini bergerak di bidang logistik, merupakan hal menarik. Lebih kepada behind the scene yang sangat vital dalam sebuah perusahaan.

Management Linking

Setiap orang mempunyai cara berbeda untuk melaksanakan pekerjaan manajerial, tetapi manajer yang sukses adalah mereka yang bisa sebagai “Managerial linkers”.

“Linking” berada di pusat roda manajemen regu dan merupakan skill yang dapat dipelajari oleh semua manajer. Perlu dicatat bahwa linking bukanlah preferensi melainkan skill. Oleh karena itu sebagai manajer akan memperoleh sebuah preferensi satu atau lebih sektor – sektor luar dari Roda Management Regu, Jika seorang manajer dapat memegang peran sebagai “Linkers”, maka akan berada pada jalan menuju sebuah regu yang berkinerja tinggi.

Mencapai keseimbangan dilihat dari segi preferensi berarti bahwa orang – orang dengan “ model realitas” yang berbeda akan selalu berinteraksi. Perbedaan – perbedaan ini akan menciptakan keanekaragaman pandangan dan ini pada akhirnya akan membawa kepada keputusan yang lebih baik dan mencegah  “ group think ( pikiran kelompok)”, dan akhirnya keanekaragaman ( diversitas ) akan menimbulkan konflik. Regu – regu yang bagus keseimbaganya selalu berkinerja tinggi.

Manajemen regu yang bagus keseimbanganya tetapi gagal, hal ini disebabkan karena tidak ada    “ Linking” yang dilaksanakan, dan akhirnya orang – orang berbicara dibelakang panggung orang lain, tidak ada kerjasama ( co - operation ) atau tukar pikiran ( Exchange of ideas ),
sementara rapat atau meeting sering kali menjadi adu mulut ( slanging matches ). Oleh karena itu linking merupakan syarat esensial kedua yang dibutuhkan untuk kinerja yang tinggi dalam regu – regu.

Gaya Manajemen

Agar operasional lapangan dan organisasi berjalan dengan baik harus diperhatikan peranan dan fugsi-fungsi  manajemen, model gaya manajemen apa yang akan di terapkan untuk disesuaikan dengan kondisi pelaku organisasi.

Menurut teory Linkert gaya manajemen dapat dikelompokan menjadi 4 sistem

 

1. Sistem Pertama: Sistem yang penuh tekanan dan otoriter dimana segala sesuatu diperintahkan dengan tangan besi dan tidak memerlukan umpan balik. Atasan tidak memiliki kepercayaan terhadap bawahan dan bawahan tidak memiliki kewenangan untuk mendiskusikan pekerjaannya dengan atasan. Akibat dari konsep ini adalah ketakutan, ancaman dan hukuman jika tidak selesai. Proses komunikasi lebih banyak dari atas kebawah.
2. Sistem Kedua: Sistem yang lebih lunak dan otoriter dimana manajer lebih sensitif terhadap kebutuhan karyawan. Manajemen berkenan untuk percaya pada bawahan dalam hubungan atasan dan bawahan, keputusan ada di atas namun ada kesempatan bagi bawahan untuk turut memberikan masukan atas keputusan itu.
3. Sistem Ketiga: Sistem konsultatif dimana pimpinan mencari masukan dari karyawan. Disini karyawan bebas berhubungan dan berdiskusi dengan atasan dan interaksi antara pimpinan dan karyawan nyata. Keputusan di tangan atasan, namun karyawan memiliki andil dalam keputusan tersebut.
4. Sistem Keempat: Sistem partisipan dimana pekerja berpartisipasi aktif dalam membuat keputusan. Disini manajemen percaya sepenuhnya pada bawahan dan mereka dapat membuat keputusan. Alur informasi keatas, kebawah, dan menyilang. Komunikasi kebawah pada umumnya diterima, jika tidak dapat dipastikan dan diperbolehkan ada diskusi antara karyawan dan manajer. Interaksi dalam sistem terbangun, komunikasi keatas umumnya akurat dan manajer menanggapi umpan balik dengan tulus. Motivasi kerja dikembangkan dengan partisipasi yang kuat dalam pengambilan keputusan, penetapan goal setting (tujuan) dan penilaian .

Teori empat sistem ini menarik karena dengan penekanan pada perencanaan dan pengendalian. teori ini menjadi landasan baik untuk teori posisional dan teori hubungan antar pribadi.

Hal yang teramat penting dalam organisasi adalah sebagai system yang merupakan konfigurasi semua bagian yang saling berinteraksi dan berhubungan satu sama lainya. Proses penghubung utamanya adalah KOMUNIKASI.

Fenomena Kegagalan Organisasi

Fenomena Kegagalan Konversi Sistem di Suatu Organisasi

Konversi sistem merupakan tahapan yang digunakan untuk mengoperasikan sistem baru dalam rangka menggantikan sistem lama atau proses pengubahan dari sistem lama ke sistem baru. Derajat kesulitan dan kompleksitas dalam pengkoversian dari sistem lama ke baru tergantung pada sejumlah faktor. Jika sistem baru merupakan paket perangkat lunak terbungkus (canned) yang akan berjalan pada komputernya yang baru, maka konversi akan relatif lebih mudah. Sementara jika konversi memanfaatkan perangkat lunak terkustomisasi baru, database baru, perangkat komputer dan perangkat lunak kendali baru, jaringan baru dan perubahan drastis dalam prosedurnya, maka konversi menjadi agak sulit dan menantang.

Sering kali organisasi melakukan kesalahan dalam melakukan pengalihan dari suatu sistem lama ke sistem baru (konversi sistem), dan hal ini tentunya dapat berakibat fatal bagi organisasi. Fenomena ini terjadi karena dengan adanya perubahan dari sistem lama ke sistem baru maka akan terjadi keadaan dimana karyawan menghadapi masa transisi, yaitu keharusan menjalani adaptasi yang dapat berupa adaptasi teknikal (skill, kompetensi, proses kerja), kultural (perilaku, mind set, komitment) dan politikal (munculnya isu efisiensi karyawan/PHK, sponsorship/dukungan top management). Dengan adanya ketiga hal ini maka terjadi saling tuding di dalam organisasi, dimana manajemen puncak menyalahkan bawahan yang bertanggung jawab, konsultan, vendor bahkan terkadang peranti teknologi informasi itu sendiri.

Penyebab kegagalan ini juga dapat berasal dari tiga stakeholder utama organisasi/perusahaan, yaitu manajemen, vendor dan user. Kurangnya dukungan dan komitmen dari pimpinan puncak dan manajemen perusahaan, sehingga inisiatif sistem baru yang digulirkan berjalan dengan tersendat-sendat menyebabkan terjadinya kegagalan konversi sistem. Selain itu, perencanaan yang disusun oleh pihak manajemen buruk, sehingga ketika ingin dieksekusi mengalami banyak hambatan dan kesulitan. Faktor kegagalan konversi sistem yang disebabkan oleh vendor adalah kurangnya pengalaman dari vendor maupun orang yang ditugaskan untuk mengimplementasikan sistem baru tersebut terutama untuk ruang lingkup penugasan serupa di industri yang sejenis. Vendor terkadang juga melakukan kesalahan dalam usaha membantu manajemen dalam mendefinisikan kebutuhannya, sehingga ketika sistem baru tersebut diterapkan, tidak memberikan hasil sebagaimana yang diharapkan oleh para stakeholder terkait. Sementara dari pihak user, diketahui bahwa kegagalan konversi sistem umumnya disebabkan oleh ketidakinginan user untuk merubah cara kerja dalam beraktivitas sehari-hari, sehingga selalu menentang segala bentuk aplikasi sistem baru tersebut, yang pada dasarnya membutuhkan keinginan dan kemampuan untuk bekerja dengan cara yang lebih efektif dan efisien.

Tinggi rendahnya resiko keberhasilan proses konversi sistem informasi sangat dipengaruhi oleh lima aspek, yaitu aspek data, aspek aplikasi, aspek teknologi, aspek manusia, dan aspek kebijakan. Untuk memperkecil resiko yang ada, maka perlu dilakukan beberapa langkah sebagai berikut.

1. Lihat kembali dan koreksi visi yang ingin di bangun, pelajari implementasi apa yang belum maksimal dan latih sumber daya manusia agar mampu mengoptimalkan peranti yang sudah dibeli. Hal ini hanya akan mungkin untuk dilaksanakan apabila pimpinan perusahaan mengetahui tentang teknologi informasi, sehingga lebih paham apa yang ingin dicapai perusahaannya dengan mengaplikasikan teknologi informasi ini.
2. Harus menciptakan sinergisme diantara subsistem-subsistem yang mendukung pengoperasian sistem, sehingga akan terjadi kerjasama secara terintegrasi diantara subsistem-subsistem ini. Biasanya para perancang sistem ini akan mulai pada tingkat perusahaan, selanjutnya turun ke tingkat-tingkat sistem.
3. Para perancang sistem informasi harus menyadari bagaimana rasa takut di pihak pegawai maupun manajer dapat mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan proyek pengembangan dan sistem operasional. Manajemen perusahaan, dibantu oleh spesialis informasi, dapat mengurangi ketakutan ini dan dampaknya yang merugikan dengan mengambil empat langkah, yaitu: 1) menggunakan komputer sebagai suatu cara mencapai peningkatan pekerjaan (job enhancement); 2) Menggunakan komunikasi awal untuk membuat pegawai terus menyadari maksud perusahaan; 3) Membangun hubungan kepercayaan antara pegawai, spesialisasi informasi dan manajemen; dan 4) Menyelaraskan kebutuhan pegawai dengan tujuan perusahaan.
4. Agar kesalahan konversi sistem lama ke sistem baru tidak terjadi, maka: sistem yang dikembangkan harus  sesuai dengan kebutuhan dan keinginan user; user training diberikan secara lengkap, terpadu, mudah dipahami oleh end user dan harus menarik; komputerisasi perlu dibarengi dengan bussiness re-engineering process agar terjadi efisisiensi dan efektivitas operasi dalam perusahaan; dan conversion method harus ditetapkan sedemikan rupa agar tidak menyulitkan bagi user di lapangan.

Metode konversi dapat mempermudah pengenalan teknologi informasi yang baru ke dalam organisasi. Terdapat  empat metode konversi sistem, yaitu sebagai berikut.

 

1.       Konversi Langsung (Direct Conversion)

Konversi langsung merupakan pengimplementasian sistem baru dan pemutusan jembatan sistem lama, yang biasa disebut pendekatan cold turkey. Cara ini merupakan yang paling beresiko, tetapi murah. Apabila konversi telah dilakukan, maka tidak ada cara untuk kembali ke sistem lama. Asumsi dari penggunaan sistem ini diantaranya:

• Data sistem yang lama bisa digantikan sistem yang baru;
• Sistem yang lama sepenuhnya tidak bernilai;
• Sistem yang barn bersifat kecil atau sederhana atau keduanya; dan
• Rancangan sistem baru sangat berbeda dari sistem lama, dan perbandingan antara sistem-sistem tersebut tidak berarti.

2.       Konversi Paralel (Parallel Conversion)

Konversi paralel adalah suatu pendekatan dimana baik sistem lama dan baru beroperasi secara serentak untuk beberapa période waktu. Setelah melalui masa tertentu, jika sistem baru telah bisa diterima untuk menggantikan sistem lama, maka sistem lama segera dihentikan. Output dari masing-masing sistem tersebut dibandingkan dan perbedaanya direkonsiliasi. Sistem ini paling aman digunakan, namun membutuhkan biaya yang paling mahal. Besarnya biaya digunakan untuk penduplikasian fasilitas-fasilitas dan biaya personel yang memelihara sistem rangkap tersebut.

3.       Konversi Bertahap (Phase-In Conversion)

Konversi dilakukan dengan menggantikan suatu bagian dari sistem lama dengan sistem baru. Jika terjadi sesuatu, bagian yang baru tersebut akan diganti kembali dengan yang lama. Jika tak terjadi masalah, modul-modul baru akan dipasangkan lagi untuk mengganti modul-modul lama yang lain. Metode konversi bertahap menghindarkan dari resiko yang ditimbulkan oleh konversi langsung dan memberikan waktu yang banyak kepada pemakai untuk mengasimilasi perubahan. Sistem harus disegmentasi sebelum menggunakan metode phase-in.

Kelebihan dari sistem konversi ini adalah kecepatan perubahan dalam organisasi tertentu bisa diminimasi, dan sumber-sumber pemrosesan data dapat diperoleh sedikit demi sedikit selama période waktu yang luas. Sementara, kelemahannya, antara lain adanya keperluan biaya yang harus diadakan untuk mengembangkan interface temporer dengan sistem lama, daya terapnya terbatas, dan terjadi kemunduran semangat di organisasi, sebab orang-orang tidak pernah merasa menyelesaikan sistem.

4.       Konversi Pilot (Pilot Conversion)

Pendekatan ini dilakukan dengan menerapkan sistem baru hanya pada lokasi tertentu yang diperlakukan sebagai pelopor. Jika konversi ini dianggap berhasil, maka akan diperluas ke tempat-tempat yang lain. Ini merupakan pendekatan dengan biaya dan risiko yang rendah. Dengan metode Konversi Pilot, hanya sebagian dari organisasi yang mencoba mengembangkan sistem baru. Kalau metode phase-in mensegmentasi sistem, metode pilot mensegmentasi organisasi.

Kegagalan dalam manajemen organisasi

Jika kita melihat beberapa instansi yang berumur tidak lama atau mungkin kasarannya baru berdiri tidak bisa berjalan lagi hal ini semata-mata di sebabkan karena manajemen perusahaan atau instansi tersebut kurang bagus. Manajemen yang kurang bagus itu bisa saja karena dari pimpinan perusahaan ataupun menajernya tidak bisa menghandle jalannya perusahaan tersebut, atumungkin tidak adanya kerjasama antar anggota dan manajemen suatu instansi hancur bisa saja di sebabkan karena dari awal berdiri manjemen perusahaannya jelek dan tidak terkeonsep secara mateng.

Dari pemimpin instansi yang memang kurang bagus untuk menghandle kinerja bawahannya juga merupakan salah satu faktor kegagalan menajemen, hal ini sangat berpengaruh bagi perusahaan. Sikap pemimpin yang kurang tegas kepada karyawan contohnya, walaupun ini sepele tapi dampaknya sangat fatal. Contohnya : kinerja karyawann yang jelek, bekerja semaunya, tidak adanya rasa tanggung jawab. Jadi untuk meningkatkan manajemen yang bagus harus di awali dari kepemimpinan yang bagus juga, tanggung jawab dari seoarang pemimpin dan sikap bijaksana seorang pemimpin.

Manajemen suatu instansi bisa gagal juga bisa saja di sebabkan karena dari anggota-anggota yang ada kurang tanggung jawab terhadap tugasnya masing-masing. Jadi disini demi lancarnya suati instansi setiapo anggota instansi tersebut harus bekerja sesuai dengan apa jobdesknya masing-masing.

Intinya untuk membentuk suatu menajemen yang bagus adalah fungsi menjemen harus dijalankan dari awal terbentuknya suatu organisasi, instansi maupun perusahaan.
Dari fungsi perencanaan yang tentunya harus difikir secara matang, pengorganisasiannya, pengarahan sampe funsi yang keempat adalah pengontrolan jalannya suatu perusahaan. Semua ini harus dijalankan dalam menjalankan sebuah perusahaan, jika tidak berakibat fatal yaitu kegagalan suatu menajemen. Contohnya:

hal kecil yang sering terlupkan dari diri kita, jika kita tidak bisa memanage diri sendiri maka kita sendiri akan hancur. Mulai dari hal kecil mempersiapkan rencana masa depan kita, cara bagaimana, pengarahannya seperti apa selanjutnya semua yang sudah berjalan juga tidak bisa dilepas begitu saja perlu pengontrolan dari diri kita sendiri.

Jika kita melihat beberapa instansi juga hancur karena dari awal memang belum terkonsep, mulai dari keuangannya, sistemnya maupun dari cara kerjanya seperti apa. Jika hal seperti ini tidak dipikirkan dan tidak dijalankan maka perusahaan bisa saja akan dibeli oleh perusahaan lain atapun bisa-bisa hancur. Seperti beberapa media massa di Indonesia yang karena sistem manajemennya kurang bagus maka sahamnya di beli oleh pihak asing. selain di beli smaa pihan asing ada juga media yang cukup dikenal masyarakat tapi karena manjemen yang kurang bagus juga maka secara tiba-tiba tidak bisa di dengar oleh masyarakat lagi akan keberadaannya. mungkin karena merasa sudah tidak mampu lagi untuk menghandle semua dan perlu adanya bantuan dari pihak lain.

tapi jika semua fungsi manajemen berjalan dengan lancar diikuti dengan rasa  tanggung jawab dan kesadaran pasti perusahaan apapun bisa berjalan dengan lancar dan bisa berkembang.

2 Tanggapan to “Kegagalan manajemen suatu instansi atau suatu organisasi,”

1. Kita berbicara tentang Manajemen dalam menejemen pasti ada orang,wadah dan aturan. agar menejemen dapat berjalan dengan baik maka orang2nya harus mematuhi dan menjalankan aturan organisasi dengan baik. sehingga masing-masing orang harus bekerja sesuai dengan job yang ada. dan setiap organisasi itu mempunyai Tujuan, Tujuan apa yang hendak di capai dan Target-target yang ada Program, untuk mencapai target program menuju Tujuan Bersama harus ada indikator capaian, semua ini harus nampak dan kemudia setiap orang dengan job dan kewenangan yang ada bekerja serius, jujur dan bermoral yang baik agar dapat mencapai tujuan bersama. ( Moh. Dain Werfete)

Pekerjaan warehouse pada umumnya

 Didalam suatu perusahaan atau pabrik warehouse mempunyai peranan penting dalam terlaksananya kelancaran proses produksi dalam menjaga harta perusahaan yang berbentuk barang – barang material ataupun barang jadi. 

Warehouse merupakan tempat penyimpanan barang – barang, baik bahan baku ( Raw material ) dan barang jadi ( finished goods ). Semua barang yang disimpan di  warehouse harus di jaga dari kerusakan yang disebabkan dari penyimpanan  ataupun dari lingkungan dan kondisi udara.

Manajemen sistem pergudangan / WMS (Warehouse management System)

Warehouse Management System atau sistem manajemen pergudangan didukung teknologi informasi untuk membantu pengawasan pergerakan barang masuk, pergerakan dalam warehouse dan barang keluar. Pengawasan dengan menggunakan sistem, memberikan kemudahan pengelolaan dan nilai tambah warehouse.

Pada umumnya sistem pergudangan adalah sebagai berikut :

·    Memudahkan pengelola warehouse memberikan informasi ketersediaan suatu barang kepada bagian perencanaan produksi atau pengiriman agar ketersediaan barang tetap pada tingkat yang aman

·  Penempatan barang yang ditentukan oleh sistem sehingga memudahkan penyimpanan, pengambilan dan perhitungan stok

·     Mengurangi lead time dari aktivitas penyimpanan barang dan pengiriman barang

·    Ketersediaan beragam informasi mengenai level barang dan utilitas warehouse memudahkan analisis untuk menyusun strategi penggunaan warehouse yang lebih efisien

Tanggung Jawab utama karyawan Warehouse / pergudangan secara umum

·     Melengkapi pengiriman dan penyimpanan barang melalui pengolahan dan perintah pemuatan.

·    Mengontrol dan bertanggung jawab atas penyimpanan barang dari kehilangan, pencurian,    kebakaran dan keusangan.

·    Bertanggung jawab atas pelaksanaan bongkar muat barang di gudang dan ikut menandatangani surat penerimaan barang dan surat jalan.

·     Bertanggungjawab atas kebersihan dan kerapian di dalam area gudang barang.

·     Bertanggungjawab atas ketepatan laporan gudang

Ruang lingkup pekerjaan di warehouse pada umumnya :

-       Menerrima semua kedatangan material baik dari lokal ataupun dari impor

-   Menyimpan material yang selanjutnya akan digunakan sebagai proses produksi

-          Terlaksanaya proses supply sesuai dengan rencana produksi

-         Terkontrolnya kualitas dan kuantitas part yang berada dalam pengawasan warehouse ( inventory / stock check )

Agar terlaksananya proses penerimaan, penyimpanan, dan supply part  yang baik, di warehouse dibagi menjadi beberapa bagian  :

1.      Receiving

2.      Storing 

3.      Issuing

4.      Finished goods

5.   Part Control

1.      RECEIVING

Receiving adalah proses penerimaan material, baik material local ataupun dari impor. Bagian receiving melakukan penerimaan material dan pengecekan terhadap barang – barang yang diterima sesuai dengan dokumen pengiriman dari supplier.

Material material yang diterima di warehouse pada perusahaan perakitan pada umumnya dapat dikelompokan menjadi :

A.    Part         :

 Komponen yang digunakan dalam perakitan menjadi suatu produk. Material ini tergolong ke dalam bahan baku / raw material.

Contohnya : PCB Assy, Cable, Wooden, Binding head ( Screw ), dan komponen assembly lainya.

B.     Packing material   :
Material yang digunakan sebagai packaging barang jadi yang siap di ekspor. Contohnya : Case carton, Protector cushion, PE sheet, owners manual dll.

C.     Sub material ;

Merupakan bahan pendukung dalam perakitan suatu produk / sebagai bahan pembantu untuk kelengkapan perakitan
Contohnya : Solder wire, Grease, Loctite, Adhesive, lem, alkohol dll.

 Prosedur

1.      Terima barang masuk dari supplier

2.      Pastikan barang datang sudah proses dokumen BC masuk,dari bea cukai ( koordinasi dengan Exim )

3.      Unloading, atau  turunkan barang

4.      Cocokan material yang diterima dengan dokumen pengiriman   ( surat jalan / delivery order / invoice / packing list ).

5.      Jika sesuai barang yang diterima dengan surat jalan, beri tanda check list pada surat jalan

6.      Tandatangani surat jalan pada kolom receive, dengan mengetahui atasan warehouse

7.      Surat jalan original dikembalikan ke supplier, lembar coppy di simpan untuk kepentingan di warehouse

8.      Jika ditemukan box rusak pada saat barang diterima, pisahkan dan simpan pada reject area, ambil poto jika diperlukan.

9.  Apabila barang yang diterima ada penyimpangan antara actual dengan dokumen pengiriman, maka buatkan DISCREPANCY OF DELIVERY, untuk claim kekurangan / kelebihan  pada supplier.

10.  Pastikan material yang di terima dilakukan check oleh incoming Quality control ( IQC )

11.  Material yang sudah dicheck dapat dilakukan  proses penempatan ( storing )

2.      STORING

 Storing merupakan tempat dimana bahan baku disimpan sebagai stok persediaan yang selanjutnya dapat diserap oleh proses produksi untuk digunakan sebagai perkitan suatu produk.

Bagian storing adalah sebagai pemegang stock barang ( stock keeper ), yang bertanggung jawab terhadap kuantitas dan kualitas barang yang ada dalam pengawasan warehouse. Pada proses ini material setelah di check bagian receiving kemudian disimpan sesuai lay out.

Prosedur ;

1.      Pastikan barang sudah pass inspeksi IQC

2.      Pastikan kuantiti barang yang diterima sesuai dengan dokumen delivery

3.   Pastikan barang di dalam kemasan karton sesuai dengan label barang, dengan cara membuka kemasan carton. Apabila actual barang yang diterima tidak sesuai dengan kemasan dan  dokumen pengiriman maka buatkan DISCREPANCY OF DELIVERY, sebagai claim ke supplier

4.      Simpan material sesuai dengan lokasi yang ditentukan sesuai lay out

5.      Catat pada kartu stock untuk pemasukan barang pada klom barang masuk

3.      ISSUING

Issuing merupakan pengeluaran barang – barang dari warehouse ke produksi atas dasar permintaan dari bagian produksi, dan  akan digunakan untuk membuat suatu produk. Barang – barang yang dikeluarkan untuk kebutuhan produksi adalah sesuai dengan tertera pada form permintaan barang sebagai WORK ORDER .

Work order  dikeluarkan oleh bagian produksi sebagai permintaan material ke bagian warehouse yang akan dirakit, sesuai dengan model yang akan diproduksi atas dasar schedule yang sudah di jadwalkan

Dalam menyiapkan barang dari warehouse untuk kebutuhan perakitan diproduksi di warehouse melakukan tahap - tahap sbb :

a.       Bagian preparation, yang bertugas menyiapkn barang yang diminta sesuai dengan WO

b.      Part supply, yang bertugas mengirim barang ke produksi yang selanjutnya sampai ke station kerja masing - masing di area produksi

Prosedur

1.      Terima Work order ( WO )

2.      Siapkan material satu persatu sesuai permintaan yang tertera pada WO

3.      Update kartu stock, setiap barang yang diambil pada lokasi part dengan cara mengurangi pada kolom OUT ( keluar barang )

4.      Kirim material

5.      Pastikan material yang dikrim keproduksi sesuai dengan work ststion di produksi

Dalam perkembanganya, kita kenal dengan sistem toyota yang sangat disiplin dengan kanban sistemnya,

hal ini bisa kita tiru dengan modifikasi terhadap yang sudah ada, dan menyesuaikan dengan kondisi lapangan kerja kita.

Kanban sistem, berasal dari bahasa jepang yang mempunyai arti sebagai kertas, secara definisi kanban adalah Suatu sistem produksi yang digunakan untuk mengkomunikasikan jadwal produksi yang telah disusun dari suatu pusat kerja ke pusat kerja yang lain

Sebagai contoh :
Bagian produksi akan meminta sejumlah barang kepada warehouse dengan memberikan berkas yang sudah tertera  atatan permintaan barang yang di butuhkan. Dengan dar selembar kanban itu bagian warehouse / persiapan akan menyiapkan barang sesuai dengan berkas kanban

Prosedur Kanban system

2.      Terima kartu kanban dari bagian produksi

3.      Siapkan material yang tertera pada kartu kanban

4.      ambil material sesuai kartu kanban pada lokasi part, up date kartu stock untuk mengurangi stock actual

5.      Laporkan kartu kanban kebagian administrasi, untuk dilakukan pemotongan pada data computer

6.      Material siap untuk dikirim sesuai dengan work station kerja masing – masing

4.      FINISHED GOODS

Yaitu tempat penyimpanan produk hasil proses produksi  dan selanjutnya untuk dikirim ke customer            ( ekspor ). Produk yang masuk ke gudang penyimpanan adalah produk yang sudah inspeksi OQC.

 Prosedur

A.          Handling FG

1.      Terima informasi produk OK, sebagai posting barang sudah di check QC

2.      Input pada kartu stock

3.      Dalam penyimpanan produk jadi, perhatikan keamanan produk agar terhindar dari kerusakan.

B.           Persiapan Ekspor

4.      Check schedule ekspor pada shiping schedule

5.      Terima sales order

6.      Siapkan model FG yang akan diekspor,  perhatikan serial no

7.      Lakukan palleting

8.      Lakukan check sheet untuk menyatakan model, serial no yang akan di ekspor

9.      Tempelkan no urutan pallet pada produk yang akan diekspor 

C.           Loading Ekspor

1.      Terima container kosong untuk di muat FG

2.      Cek no container, no pol, no seal sesuai dengan surat jalan

3.      Pastikan destination tujuan ekspor untuk kontainer yang dimuat

4.      Hitung kapasitas muat dan posisi pallet pada container

5.      Muat FG ke dalam container

6.      Bila sudah selesai muat, tutup pintu container

7.      Kunci pintu container dengan menggunakan seal, pasang sticker bea cukai pada pintu container

8.      Pastikan dokumen ekspor sesuai.

9.      Ambil poto untuk dokumentasi, saat container kosong, container sudah muat sebelum ditutup, dan setelah ditutup.

10.  Apabila dokumen sudah lengkap container siap diberangkatkan.

6.      PART CONTROL

Fungsi :

1.      Sebagai staff administrasi dan menangani proses dokumen yang berhubungan dengan material

2.      Sebagai control part yang berada dalam pengawasan warehouse terutama dalam control kelengkapan material untuk kebutuhan produksi

3.      Sebagai penyambung informasi yang berhubungan dengan operasional warehouse secara akurat dan tepat waktu

4.      Sebagai aliran informasi yang lancar dan datanya dapat dipergunakan semaksimal mungkin kepada deepartemen terkait

5.      Melakukan proses input data ke computer mengenai  kedatangan dan pengeluaran  material

======================================================================